Las actas son notas que se toman como una forma de llevar un registro de una reunión empresarial o de un grupo. Por lo general, los registra una persona designada, aunque esto puede cambiar de una reunión a otra. Las actas de la reunión deben incluir información sobre dónde y cuándo se llevó a cabo una reunión, quién asistió, qué se discutió en la reunión y cualquier acuerdo y decisión que se tome.
Aparte del contenido comercial, el formato de las actas no suele cambiar de una reunión a otra. El acta debe comenzar con el lugar donde se lleva a cabo la reunión y la fecha de la reunión. También se debe registrar la hora de la reunión, junto con el nombre de la empresa o asociación. Se debe registrar a las personas que asisten a la reunión, así como a las que están ausentes. Las actas de la reunión generalmente se distribuyen a los delegados presentes y ausentes.
El siguiente punto será la aprobación del acta de la última reunión. También debe haber una sección específica para cualquier asunto que surja en relación con el acta de la última reunión. Por lo general, los miembros que estuvieron ausentes en la última reunión tendrán algunos puntos que mencionar.
Los siguientes en el acta serán los puntos de la agenda. Estos tendrán en cuenta los principales puntos a discutir en la reunión. Las decisiones y acuerdos tomados también se registrarán en este punto.
La persona que toma las minutas no debe intentar anotar cada punto o discusión que se haya hecho en la reunión. Estas notas no son una copia exacta de cada palabra que se dice, y solo se deben registrar las decisiones y acuerdos importantes. El acta también debe anotar el nombre de cada persona que hace una moción o un asunto comercial.
Las actas de la reunión deben incluir qué participantes estuvieron a favor o en contra de determinadas decisiones y acuerdos. Si se vota sobre un tema determinado, el acta debe registrar quién votó a favor o en contra, así como los nombres de las abstenciones y la forma en que se realizó la votación.
Uno de los puntos finales debe ser cualquier otro movimiento comercial. Esto le da a la gente la oportunidad de expresar sus puntos de vista o expresar sus puntos a los otros delegados. Al final, se debe registrar la fecha, el lugar y la hora de la próxima reunión y el nombre de la persona que está redactando el acta.
Las actas de la reunión deben escribirse lo antes posible después de la reunión para mantener los puntos frescos en la mente de la persona que ha tomado las notas. Se debe distribuir una copia del acta a todos los miembros del grupo, tanto a los que asistieron como a los que estuvieron ausentes, antes de la próxima reunión. Esto les dará a los miembros el tiempo suficiente para prepararse.