Si es acusado de malversación de fondos, el sospechoso debe reunir toda la documentación financiera relacionada con el caso, si es posible. Cuando los cargos involucran una gran suma de dinero que podría tener consecuencias graves, podría ser una buena idea contratar a un abogado defensor que se especialice en delitos financieros o de cuello blanco. Probablemente le aconsejará al acusado que haga una lista de testigos que podrían testificar si el caso llega a los tribunales. Un abogado competente generalmente aconseja al cliente que no haga declaraciones sobre el caso fuera de su presencia. La compilación de una lista de otros empleados que tuvieron acceso a fondos y propiedades es otra táctica útil.
Los documentos proporcionan evidencia física de lo que sucedió para generar sospechas sobre una persona acusada de malversación de fondos. Las copias de los extractos bancarios y los recibos de depósito pueden mostrar exactamente cuándo se ingresaron y se dedujeron los fondos de las cuentas bancarias. Cualquier otro papeleo financiero, como resúmenes de tarjetas de crédito y recibos, también podría ser útil para crear un registro en papel de la actividad financiera del empleador.
Otros documentos relevantes pueden incluir órdenes de compra manejadas por el sospechoso u otros empleados, y el papeleo que autoriza al acusado a gastar el dinero del empleador. Esta evidencia también podría mostrar que las transacciones fueron realizadas por otra persona que no sea la persona acusada de malversación de fondos. También debe conservarse cualquier evidencia escrita que demuestre que otros empleados tuvieron acceso a dinero o propiedad, o documentación que pudiera explicar las discrepancias en los saldos de las cuentas.
Las pruebas contra alguien acusado de malversación de fondos pueden ser pruebas circunstanciales o físicas. La malversación de fondos se define como el uso de fondos o bienes pertenecientes a otra persona para beneficio personal. Representa una violación de la confianza otorgada a una persona para manejar los activos de una empresa o individuo, e incluye el acceso a tarjetas de crédito. El mal uso de dinero o propiedad que pertenece a un familiar también se puede definir como malversación.
Cuando una persona es acusada de malversación de fondos, a menudo es útil llamar a testigos que puedan testificar en su defensa. Estos testigos pueden ser personas familiarizadas con las fallas financieras en el sistema de contabilidad de un empleador, y su testimonio podría beneficiar al acusado. Otros testigos podrían dar fe del carácter y la honestidad del acusado. Los supervisores de empleos anteriores, líderes religiosos y otras figuras públicas prominentes a veces son buenos testigos.
Un abogado defensor capaz puede trabajar con una persona acusada de malversación de fondos para redactar estrategias de defensa. El abogado también podría llegar a un acuerdo de negociación de culpabilidad que reduzca los cargos a delitos menores. En la mayoría de las regiones, los problemas mentales, el estrés o la adicción a las drogas o al alcohol no representan defensas viables contra la malversación de fondos. Un abogado calificado generalmente explora las posibles defensas y explica las opciones al sospechoso.
Las sanciones por malversación de fondos varían según la región, pero comúnmente incluyen la restitución a la víctima. Las sanciones generalmente se basan en la cantidad de dinero o propiedad que se toma sin permiso. Podrían imponerse penas de cárcel y multas por delitos cometidos durante un período prolongado y que impliquen sumas sustanciales. En algunas áreas, las sanciones aumentan si la víctima era anciana o discapacitada mental, o si se robaron fondos públicos.