El proceso de comunicación es una secuencia de eventos en los que un remitente transmite un mensaje a un destinatario. El mensaje puede ser verbal o no verbal siempre que el destinatario pueda entenderlo. Hay varios pasos en el proceso: codificación, medio de transmisión, decodificación y retroalimentación. El remitente selecciona un formato para el mensaje, lo «codifica» en esa forma y luego selecciona y usa un medio o método de transmisión. Cuando el destinatario recibe el mensaje, se «decodifica» y se produce la retroalimentación.
Los componentes necesarios que deben estar presentes para que ocurra el proceso de comunicación incluyen el remitente, el destinatario y el mensaje. El remitente es la persona o grupo que necesita comunicar información y transmite el mensaje. El mensaje puede tomar muchas formas, como escritura, imágenes, gestos o habla. Para que se produzca una comunicación eficaz, es fundamental que el mensaje se pueda entender fácilmente. El destinatario es la persona o grupo que recibe el mensaje, lo entiende y responde si es apropiado.
El primer paso en el proceso de comunicación se llama codificación. Esto es cuando el mensaje se transforma de un pensamiento en la mente de alguien a una forma que otros pueden entender. El mensaje puede ser escrito, hablado o incluso puede tomar una forma no verbal o sin palabras, como gestos o una imagen. Una vez que el mensaje ha sido codificado, debe estar en una forma que esté lista para ser recibida y entendida.
Una vez preparado el mensaje para su transmisión, es necesario enviarlo. Esta parte del proceso de comunicación se denomina medio de transmisión. En este paso, el remitente selecciona el mejor método para enviar el mensaje y lo transmite. Por ejemplo, un mensaje escrito puede tomar la forma de correo electrónico o un informe comercial que se imprime y se entrega personalmente. Un mensaje verbal puede ser una conversación telefónica o un discurso pronunciado ante una audiencia, y un mensaje no verbal, como una imagen, puede transmitirse publicándolo en Internet o colgándolo en un museo.
Una vez que se ha transmitido el mensaje, el siguiente paso en el proceso de comunicación requiere decodificación. Esto ocurre una vez que el destinatario recibe el mensaje, lo examina e interpreta utilizando conocimientos y experiencias previas. De esta manera, el receptor desarrolla una comprensión del significado del mensaje que se basa parcialmente en sus propios antecedentes. Finalmente, la retroalimentación es la última parte del proceso en la que el receptor responde al mensaje, lo que indica comprensión.