La adquisición de ofertas es un sistema en el cual las compañías que buscan un producto o servicio permiten que otras compañías o individuos envíen ofertas competidoras para ganar el derecho de proporcionar el producto o servicio solicitado. El proceso también se conoce como una “convocatoria de ofertas”, ya que la empresa que necesita el producto o servicio está pidiendo a los proveedores que presenten su mejor oferta. La adquisición a menudo es manejada por el agente de compras de la compañía que busca un producto o servicio. Esta persona tiene la autoridad de adjudicar contratos a proveedores de la oferta ganadora.
La mayoría de las empresas que dependen de los productos o servicios de terceros tienen un departamento de compras. Estas empresas incluyen aquellas que necesitan materias primas para producir su producto terminado, como empresas manufactureras o ensambladores o revendedores de computadoras, entre otros. La compañía que solicita las ofertas también describirá los requisitos de cada oferta en un documento llamado solicitud de propuesta (RFP). La solicitud de propuesta describe el procedimiento que los licitantes deben seguir para presentar sus ofertas. Esto generalmente incluye el precio que el proveedor suministrará un producto o servicio y el tiempo en que se entregará.
Las instalaciones gubernamentales generalmente usan el sistema de adquisición para obtener varias ofertas justas para cualquier producto o servicio que necesiten. Esto es para asegurarse de que no ocurra incorrección en la adjudicación de un contrato determinado. Por ejemplo, la Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos (GSA) tiene varios departamentos que ejecutan el sistema de adquisición de ofertas. La GSA tiene un sitio web que enumera todas las oportunidades de contacto y sus instrucciones de licitación asociadas.
La mayoría de los sistemas de adquisición de ofertas exigen que el ganador sea el precio más bajo. Sin embargo, algunos sistemas dependen de una combinación de variables, como el momento de la entrega, la probabilidad de incumplimiento del proveedor y el crédito del proveedor. Para presentar una oferta, un proveedor potencial solo necesita registrarse con la compañía que solicita la propuesta de oferta y preparar su oferta de acuerdo con las reglas y pautas específicas del contrato.
El adjudicatario es notificado por el gerente de licitación y se le adjudica oficialmente el contrato. Al proveedor se le asigna una cierta cantidad de tiempo para entregar su producto o servicio. Si el producto o servicio no se puede entregar a tiempo, el contacto puede declararse nulo y el proceso de adquisición de ofertas comienza nuevamente. El proveedor que no pudo entregar a tiempo generalmente está descalificado para presentar nuevas ofertas por el mismo contrato.
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