Un contrato es un acuerdo legalmente vinculante. Un contrato de requisitos, por lo tanto, es un acuerdo legalmente vinculante que aborda los requisitos que una parte puede tener con respecto a los productos o servicios ofrecidos por otra parte. El acuerdo generalmente implica que el proveedor ofrece un suministro ilimitado y el comprador acepta comprar solo de una sola fuente.
Los términos del contrato suelen ser muy específicos. La cantidad, por ejemplo, es generalmente un aspecto muy importante de los contratos comerciales. Sin embargo, con un contrato de requisitos, este no es el caso. La mayoría de los contratos de requisitos no abordan cantidades específicas. En cambio, estos acuerdos se centran más en la necesidad y la disponibilidad.
Por lo general, se establece un contrato de requisitos entre un comprador y un proveedor. Este tipo de acuerdo generalmente requiere que el proveedor proporcione una cantidad no especificada de un producto o servicio. Esa cantidad debería ser suficiente para satisfacer las necesidades del comprador. Dado que el proveedor acepta satisfacer las necesidades del comprador, el comprador generalmente tiene prohibido utilizar otros proveedores.
Las necesidades de un centro de llamadas por catálogo pueden ayudar a ilustrar cómo funciona un contrato de requisitos. La empresa de joyería XYZ suele recibir más pedidos telefónicos de los que su personal puede atender. Para abordar este problema, XYZ puede firmar un contrato con Hello Call Center para manejar todas las llamadas de desbordamiento. Hello Call Center puede aceptar y restringir que XYZ envíe llamadas a otros centros de llamadas.
Es importante señalar que la falta de cantidades específicas podría representar un riesgo para los proveedores. Esto se debe a que un proveedor puede mantener determinadas existencias de un producto en previsión de los pedidos del comprador. El comprador, sin embargo, solo está obligado a comprar lo que necesita. Eso posiblemente no sea nada. También existe un cierto grado de riesgo para los compradores. Al comprometerse con un solo proveedor, un comprador puede perder ofertas más competitivas.
Sin embargo, tanto el comprador como el vendedor pueden beneficiarse de un contrato de requisitos. El proveedor se beneficia porque gana un cliente exclusivo. El comprador puede beneficiarse porque no tiene que tratar con varios proveedores para un solo producto o servicio. El comprador tampoco tiene que preocuparse por si se cumplirán sus demandas.
La falta de detalles podría hacer que una persona crea que un contrato de requisitos no se puede hacer cumplir en un tribunal de justicia. Esto no es verdad. En la mayoría de los casos, cualquiera de las partes puede violar el contrato y ser demandada.
Un proveedor, por ejemplo, podría ser demandado si el comprador intenta realizar un pedido que es rechazado porque el proveedor no tiene los productos acordados. Un comprador puede ser demandado si el proveedor descubre que el comprador ha estado comprando el producto contratado en otro lugar. En ambos casos, es posible que se ordene una reparación monetaria.