Muchos autores publicados y artistas consagrados deben realizar giras publicitarias programadas para promocionar sus últimos libros o proyectos. Como parte de una aparición personal, se le puede pedir al escritor o artista que asista a un evento público o semiprivado conocido como Meet and Greet. En este evento, los invitados o incluso el público en general pueden pasar unos momentos charlando con el invitado de honor en un ambiente relativamente informal. A veces, el patrocinador de una aparición programará el evento después de una actuación o entrevista, o establecerá un rompehielos previo al espectáculo con invitados, aperitivos ligeros y bebidas.
El programa diario de una gira publicitaria importante o una rueda de prensa no siempre permite apariciones personales, por lo que el autor o artista puede esperar la oportunidad de reunirse con sus fans y seguidores en persona. A veces, una librería o biblioteca local servirá como lugar para un encuentro personal o una sesión de autógrafos. El autor puede tener personas asignadas para brindar seguridad durante tales eventos, así como asistentes que mantienen el proceso de reunión y saludo funcionando sin problemas. A menudo, un invitado puede disfrutar de varios minutos de conversación con el autor, pero durante las sesiones de autógrafos, la conversación a menudo se limita a algunas cortesías mientras se firma el libro.
Muchas veces, un actor o músico notable que se presenta en una gira estará de acuerdo con una reunión más improvisada después de la presentación. Una sala en el área detrás del escenario podría convertirse en un lugar para un evento tan informal, o el artista puede querer recibir a los miembros de la audiencia general en un vestíbulo público o en un vestíbulo. Un evento más formal también podría realizarse en una casa local o en un restaurante privado. A veces, los patrocinadores locales de un evento promocional o de gira pueden ofrecer un encuentro y saludo privado como prima por la compra de un boleto más caro para el evento principal. La oportunidad de pasar tiempo de calidad con un autor o artista destacado puede ser un incentivo suficiente para que un miembro de la audiencia considere tal actualización.
Si bien muchas sesiones de encuentro y saludo están diseñadas para crear un ambiente informal o casual, todavía se consideran parte del recorrido general y están sujetas a la aprobación del autor o intérprete. Algunos autores o artistas pueden preferir no participar en apariciones públicas, ya sea por motivos de seguridad o por el deseo de permanecer fuera de la vista del público. Los participantes en una sesión programada siempre deben mostrar respeto por el derecho a la privacidad y la confidencialidad del invitado de honor.