Una empresa puede necesitar una gran flota de vehículos, pero puede ser difícil mantener esa flota. Esta es la función principal de un sistema de gestión de flota, que toma los vehículos de la compañía y los organiza para darles a la compañía capacidades de rastreo de vehículos, programas de mantenimiento y otras necesidades básicas de la flota. Los sistemas de gestión de flotas también pueden proporcionar los vehículos para la empresa si la empresa no quiere comprar la suya.
La faceta más importante de un sistema de gestión de flota es el seguimiento de vehículos. Estos sistemas rastrean la ubicación real del vehículo, el ahorro de combustible, la velocidad promedio y el tiempo estimado de llegada (ETA). También saben qué empleado de la compañía tiene el vehículo, cuándo y a veces por qué; asegurar que un vehículo esté disponible cuando un empleado lo necesita es otra función clave. Esta información es compilada y analizada por el sistema de gestión de la flota, que luego puede hacer sugerencias sobre cómo mejorar la eficiencia o la economía de combustible. Este sistema también puede rastrear un vehículo si es robado, pero también puede usarse como un GPS para rastrear al conductor.
Los sistemas de gestión de flotas a veces son responsables de programar y aprobar el combustible del vehículo, el mantenimiento y las reparaciones según el presupuesto de la empresa. Estas compañías emiten una tarjeta pequeña o un folleto con una lista de mantenimiento programado y reparaciones aprobadas. Por lo general, estos sistemas de administración de flotas tendrán un monto fijo en dólares para reparaciones que está preaprobado y no requiere ninguna autorización. Un sistema de gestión de flota también puede emitir una tarjeta de crédito para que los empleados la usen para comprar combustible en proveedores aprobados.
Con el tiempo, todos los vehículos se deprecian en valor. Parte de las responsabilidades del sistema de gestión de la flota incluye calcular esta depreciación durante el año y determinar cuándo es el momento de purgar ese vehículo de la flota. Los sistemas de gestión de flotas a menudo tienen conexiones con fabricantes de automóviles para comercializar los vehículos de la flota y agregar nuevos vehículos a la flota a un precio reducido; También pueden ofrecer financiación de vehículos para la empresa.
En las empresas donde conducir es parte de la tarea diaria, muchos empleados reciben un reembolso por sus viajes a una tarifa por milla. El sistema de gestión de la flota se hace responsable del seguimiento de este kilometraje. Esto elimina la necesidad de que el empleado se preocupe por una compañía que acorta su millaje debido a una entrada perdida en un libro de registro. Esto también realiza un seguimiento de las millas recorridas por año para ayudar a calcular la depreciación del vehículo.
El sistema de gestión de flota a menudo rastrea estos vehículos a través de una computadora especial instalada en el vehículo. Esta computadora se conecta a las computadoras de administración de flota a través de la comunicación satelital y transmite toda la información pertinente. El uso adecuado de la información proporcionada al sistema de gestión de la flota ayudará a la empresa a ahorrar dinero y agilizará la gestión de su gran flota de vehículos.