Una empresa puede necesitar una gran flota de veh?culos, pero puede ser dif?cil mantener esa flota. Esta es la funci?n principal de un sistema de gesti?n de flota, que toma los veh?culos de la compa??a y los organiza para darles a la compa??a capacidades de rastreo de veh?culos, programas de mantenimiento y otras necesidades b?sicas de la flota. Los sistemas de gesti?n de flotas tambi?n pueden proporcionar los veh?culos para la empresa si la empresa no quiere comprar la suya.
La faceta m?s importante de un sistema de gesti?n de flota es el seguimiento de veh?culos. Estos sistemas rastrean la ubicaci?n real del veh?culo, el ahorro de combustible, la velocidad promedio y el tiempo estimado de llegada (ETA). Tambi?n saben qu? empleado de la compa??a tiene el veh?culo, cu?ndo y a veces por qu?; asegurar que un veh?culo est? disponible cuando un empleado lo necesita es otra funci?n clave. Esta informaci?n es compilada y analizada por el sistema de gesti?n de la flota, que luego puede hacer sugerencias sobre c?mo mejorar la eficiencia o la econom?a de combustible. Este sistema tambi?n puede rastrear un veh?culo si es robado, pero tambi?n puede usarse como un GPS para rastrear al conductor.
Los sistemas de gesti?n de flotas a veces son responsables de programar y aprobar el combustible del veh?culo, el mantenimiento y las reparaciones seg?n el presupuesto de la empresa. Estas compa??as emiten una tarjeta peque?a o un folleto con una lista de mantenimiento programado y reparaciones aprobadas. Por lo general, estos sistemas de administraci?n de flotas tendr?n un monto fijo en d?lares para reparaciones que est? preaprobado y no requiere ninguna autorizaci?n. Un sistema de gesti?n de flota tambi?n puede emitir una tarjeta de cr?dito para que los empleados la usen para comprar combustible en proveedores aprobados.
Con el tiempo, todos los veh?culos se deprecian en valor. Parte de las responsabilidades del sistema de gesti?n de la flota incluye calcular esta depreciaci?n durante el a?o y determinar cu?ndo es el momento de purgar ese veh?culo de la flota. Los sistemas de gesti?n de flotas a menudo tienen conexiones con fabricantes de autom?viles para comercializar los veh?culos de la flota y agregar nuevos veh?culos a la flota a un precio reducido; Tambi?n pueden ofrecer financiaci?n de veh?culos para la empresa.
En las empresas donde conducir es parte de la tarea diaria, muchos empleados reciben un reembolso por sus viajes a una tarifa por milla. El sistema de gesti?n de la flota se hace responsable del seguimiento de este kilometraje. Esto elimina la necesidad de que el empleado se preocupe por una compa??a que acorta su millaje debido a una entrada perdida en un libro de registro. Esto tambi?n realiza un seguimiento de las millas recorridas por a?o para ayudar a calcular la depreciaci?n del veh?culo.
El sistema de gesti?n de flota a menudo rastrea estos veh?culos a trav?s de una computadora especial instalada en el veh?culo. Esta computadora se conecta a las computadoras de administraci?n de flota a trav?s de la comunicaci?n satelital y transmite toda la informaci?n pertinente. El uso adecuado de la informaci?n proporcionada al sistema de gesti?n de la flota ayudar? a la empresa a ahorrar dinero y agilizar? la gesti?n de su gran flota de veh?culos.