Lorsque vous répondez à une demande de proposition (RFP), vous devez porter une attention particulière au format de votre proposition commerciale. Choisir le bon format peut grandement améliorer vos chances de décrocher un contrat. Choisir le mauvais peut signifier que même une offre idéale par ailleurs échoue.
La règle de loin la plus importante est de suivre les conseils de la DP. Vous devez vous assurer de respecter toutes les instructions spécifiques concernant le format de votre proposition. C’est en partie par courtoisie, car cela permettra de s’assurer que l’organisation dispose de toutes les propositions concurrentes dans un format similaire, ce qui facilitera leur comparaison. Plus important encore, fournir le format requis montre que vous êtes prêt à faire l’effort de suivre des instructions précises. À moins que vous n’ayez déjà travaillé avec l’organisation ou que vous n’ayez une réputation particulièrement solide, c’est l’un des moyens les plus efficaces de montrer que vous serez en mesure de respecter les exigences pour la réalisation du projet lui-même si le contrat vous est attribué.
Un format de proposition commerciale qui est presque certain d’inclure toutes les informations pertinentes est le cinq W – ou, à proprement parler, cinq W et un H. Ce format répond à six questions de base sur votre proposition. Le format vient d’un poème de Rudyard Kipling qui commence par détailler les six questions : « Je garde six honnêtes serviteurs ; ils m’ont appris tout ce que je savais. Leurs noms sont Quoi et pourquoi et quand, et comment et où et qui.
Il y a plusieurs points particuliers à noter lors du choix d’un format de proposition commerciale pour un contrat gouvernemental. La clé est que vous devez vous conformer à tout ce qui est indiqué dans la DP. En effet, les agences gouvernementales doivent généralement suivre des règles strictes pour sélectionner la meilleure proposition afin d’éviter toute accusation de partialité inappropriée.
Il vaut également la peine de rechercher un document intitulé « énoncé des travaux » qui accompagne la DP et explique les critères de sélection de la proposition gagnante. La sélection d’un format de proposition commerciale adapté à ces critères peut améliorer vos chances d’être sélectionné. Quel que soit le format que vous choisissez, il est particulièrement important de vous assurer de respecter la date limite de soumission, car les agences gouvernementales ne sont généralement pas autorisées à exercer leur jugement en acceptant des soumissions tardives.
Que vous rédigiez une proposition commerciale pour une organisation gouvernementale ou une entreprise privée, vous devez vous assurer que cela va au-delà de la simple démonstration que vous pouvez répondre aux critères. Comme d’autres soumissionnaires peuvent également le faire, vous devez montrer la valeur supplémentaire que votre offre peut offrir à l’organisation. Cela peut inclure des commentaires sur des projets précédents, des récompenses que vous avez remportées pour votre travail et tout ce qui montre que vous êtes meilleur que vos rivaux plutôt que simplement du même niveau.
SmartAsset.