Un flux de travail est une séquence d’étapes exécutées par une ou plusieurs personnes qui ont été conçues pour rendre le processus exécuté aussi efficace et facile que possible. Le meilleur logiciel de workflow peut être l’une des deux choses différentes. D’une part, un logiciel de flux de travail peut être un logiciel supérieur pour aider à concevoir, suivre et améliorer le flux de travail d’une organisation. Alternativement, il peut s’agir du logiciel ou du progiciel conçu avec une si bonne interopérabilité que, grâce à sa conception réfléchie, il rend le flux de travail transparent et rationalisé. Choisir le meilleur logiciel de workflow des deux types différents nécessite des approches différentes.
Le premier type de logiciel de workflow peut également être un logiciel de gestion des processus métier (BPM) ou un logiciel de gestion de projet (PMS). Ces progiciels sont vastes et le flux de travail n’est qu’une partie de ce sur quoi ils se concentrent. Par conséquent, afin de choisir le meilleur, vous devrez explorer celui qui donne au flux de travail le traitement dont vous avez besoin. Les fonctionnalités à prendre en compte incluent la convivialité pour vos besoins, qu’elle soit propriétaire ou open source, la conception et le coût. Cela vaut probablement la peine de vérifier les fonctionnalités au-delà du flux de travail pour voir si elles peuvent être utiles dans d’autres aspects de votre entreprise.
Le deuxième type de logiciel de workflow est soit un programme autonome conçu dans un souci d’interopérabilité, soit une suite bien conçue et répondant à vos besoins. Un exemple du premier serait un logiciel d’architecture capable d’importer tous les types de fichiers dont vous pourriez avoir besoin et d’exporter tous les types de fichiers que vous pourriez vouloir utiliser au sein de votre entreprise ou partager avec des clients. Un produit logiciel avec moins de choix d’importation et d’exportation compliquerait le flux de travail en exigeant que le travail soit converti dans un autre programme, numérisé ou re-saisi afin de maintenir le flux de travail.
Un exemple d’une suite logicielle qui fournirait le meilleur flux de travail pourrait être un logiciel d’écriture et d’édition intégré avec un logiciel de mise en page correspondant. Un duo bien conçu rendrait la copie fluide et fluide. Cela faciliterait également l’ajustement de la mise en page et la visualisation des modifications résultantes sans perdre les conceptions antérieures, ainsi que la modification facile du matériel pour l’adapter. Choisir ce type de logiciel nécessite de planifier les besoins de l’ensemble du flux de travail et de les considérer tous ensemble.
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