Les lettres d’accompagnement de proposition sont des lettres professionnelles qui sont remises à des clients potentiels, ainsi que des propositions commerciales complétées. Les meilleurs exemples de lettre d’accompagnement de proposition sont brefs, personnels mais professionnels, et contribuent à encourager un renforcement des relations entre le répondant et le destinataire. Il y a plusieurs éléments de base que l’on retrouve toujours dans ce type de lettre, ainsi que quelques erreurs courantes à éviter.
Une erreur commise par de nombreux professionnels consiste à utiliser la lettre d’accompagnement de la proposition comme moyen de résumer le contenu de la proposition. Étant donné que de nombreux modèles de proposition incluent un résumé à la fin du document, cela n’est pas nécessaire. En fait, inclure ce type de détail dans la lettre de motivation crée une situation où le destinataire doit lire les mêmes informations à plusieurs reprises, un facteur qui pourrait avoir un impact négatif sur le processus d’évaluation.
L’une des choses les plus importantes à garder à l’esprit lors de la rédaction d’une lettre d’accompagnement de proposition est de la garder brève. Un corps de trois à quatre courts paragraphes est suffisant. Fixer ce type de limite pour vous-même vous assurera de conserver l’intégralité du texte sur une seule page, évitant ainsi l’erreur d’envoyer ce qui équivaut à une mini-proposition avec le document principal.
L’ouverture de la lettre d’accompagnement de la proposition doit être brève. Utilisez le premier paragraphe pour remercier le destinataire de vous avoir permis de participer au processus de proposition d’offre. Il est également approprié de faire un compliment à la structure de la demande de proposition, ou RFP, que vous avez été fournie pour utiliser comme lignes directrices pour la proposition et le processus de soumission. Généralement, cela peut être accompli en trois à quatre phrases sans exagérer les remerciements.
Votre prochain paragraphe peut inclure quelque chose qui est personnel, mais toujours professionnel. Si la proposition est soumise à un client existant, il est approprié de mentionner à quel point vous avez aimé travailler avec le client dans le passé. Dans les cas où la proposition est destinée à une entreprise avec laquelle vous n’avez jamais fait affaire auparavant, concentrez votre attention sur le rapport de travail qui a été établi par le biais de conversations téléphoniques, d’e-mails et de tout autre contact que vous avez eu avec votre point de contact principal lors de la rédaction de la proposition. Cela peut aider à éviter que la lettre ne soit trop sèche, tout en évitant l’erreur de devenir trop personnelle.
Pour clôturer votre lettre d’accompagnement de proposition, indiquez vos attentes pour l’avenir. Cela peut inclure le fait que vous attendez avec impatience de gagner l’entreprise et de profiter d’une longue relation de travail avec le nouveau client. Ce paragraphe doit démontrer la confiance dans la qualité des biens ou des services que vous proposez, mais ne doit jeter aucun type de calomnie sur vos concurrents. Concentrez-vous sur le bien que vous pouvez faire au client, et non sur le fait que vous êtes meilleur que tout le monde.
N’écrivez jamais votre lettre d’accompagnement de proposition tant que la proposition elle-même n’est pas terminée. En effet, vous pouvez avoir une ou deux dernières minutes d’interaction avec le destinataire qui influenceront le ton et le contenu de votre lettre. Dans tous les cas, assurez-vous toujours que la structure de votre lettre correspond à ce que vous savez de la culture d’entreprise du destinataire et choisissez vos mots en conséquence. Garder ce facteur à l’esprit est une façon subtile d’exprimer votre respect pour la façon dont ils font des affaires sans avoir l’air condescendant ou trop expressif avec les compliments.
SmartAsset.