Une politique d’embauche est un ensemble formalisé de lignes directrices utilisées pour fournir des informations sur les pratiques qu’une entreprise utilise lors de l’embauche de nouveaux employés. Ce document comprend généralement des informations sur les documents requis pour obtenir un poste, les services qui s’occupent de l’embauche des employés et les critères considérés comme acceptables à prendre en compte lors de l’embauche. Toutes les entreprises n’ont pas de politique d’embauche formelle, mais la plupart des grandes entreprises ont des documents très clairs sur ce sujet avec des informations sur une grande variété de situations. Une politique d’embauche peut être utilisée pour s’assurer que les pratiques d’embauche sont équitables et que tous les employés potentiels sont traités sur un pied d’égalité. Afin de créer une politique d’embauche, il suffit d’identifier et d’enregistrer formellement la manière dont les nouveaux employés sont correctement embauchés, en veillant à inclure toutes les informations juridiques pertinentes.
La création d’une politique d’embauche est généralement la tâche d’un service des ressources humaines, bien que d’autres parties puissent également être responsables de ce document. L’objectif du document doit être d’expliquer aux employés potentiels et aux autres parties concernées comment les employés sont choisis. Bien sûr, les humains faillibles et opiniâtres sont toujours responsables de la sélection des candidats les plus prometteurs, mais les méthodes par lesquelles les sélections sont faites peuvent être couvertes par le document. Par exemple, si la première personne qui trie les candidats potentiels est un employé en particulier, puis que les meilleurs choix du pool général sont transmis à un autre employé, ce type d’informations doit être inclus dans le document.
Une politique d’embauche doit également inclure des informations sur le type d’informations qui seront obtenues de tout employé potentiel et les documents que l’employé devra signer s’il est officiellement embauché. Par exemple, si une vérification des antécédents criminels ou une vérification de crédit est effectuée sur des employés potentiels, cela devrait être inclus dans la politique d’embauche. Le nombre de références qu’un employé devra fournir, les certifications professionnelles attendues et la manière dont ces informations doivent être soumises sont autant d’informations utiles à inclure dans une politique d’embauche.
Bien qu’une entreprise puisse ne jamais rencontrer de problèmes de discrimination, il est toujours important d’inclure des informations sur les pratiques d’embauche déloyales dans la politique. Même si aucun employé ne subit de traitement injuste, le fait d’avoir les informations pertinentes dans la politique peut protéger l’entreprise de problèmes juridiques. Aussi, la formalisation de ces informations informe les parties qui ne connaissent pas ces lois que certains critères ne sont pas pertinents pour l’embauche.
Lors de la rédaction formelle de la politique, il peut être préférable de trier les informations en catégories. Les informations sur la manière dont les candidats peuvent trouver des postes vacants peuvent figurer dans une section, tandis que les informations sur la manière dont les candidats qui ont été rejetés seront informés peuvent figurer dans une autre. Beaucoup de gens trouvent que la composition du document dans une liste numérotée ordonnée plutôt que des paragraphes rend le document plus facile à lire. Ce document peut être utilisé à la fois par les employés et les non-employés, il est donc préférable de garder le document très formel. Dans certains cas, les parties juridiques peuvent enquêter sur le contenu du document, il faut donc réfléchir très attentivement aux informations incluses dans la politique.