À mesure qu’une entreprise ou une organisation se développe, la nécessité d’établir des directives d’approvisionnement devient plus importante. L’approvisionnement ou l’achat est la gestion de toutes les dépenses de services et de biens. En tant qu’aspect de la gestion globale de l’entreprise, il s’agit d’une fonction centrale qui est directement liée à la maîtrise des coûts, à la réduction des dépenses et à l’augmentation des bénéfices. Bien que la plupart des gens associent l’approvisionnement aux grandes entreprises et aux transactions de plusieurs millions de dollars, les directives d’approvisionnement peuvent aider toutes les entreprises, grandes et petites.
Le domaine des achats est si vaste qu’il est préférable de le diviser en processus métier distincts. Les principales catégories sont : la gestion des fournisseurs, les biens et services contractuels, les conditions de paiement, les seuils et la séparation des tâches. En plus d’identifier les différents processus métier, trois éléments doivent être complétés pour développer des directives d’approvisionnement : établir la structure et les rôles organisationnels, mettre en œuvre des contrôles comptables et définir la responsabilité et la responsabilité des processus d’approvisionnement au sein de l’organisation.
La méthodologie standard utilisée pour élaborer des directives d’approvisionnement consiste à créer un dossier pour les directives. Dans ce dossier, créez-en un distinct pour chacun des principaux processus métier. Au fur et à mesure que les directives sont élaborées, créez les guides de processus pour les différents rôles et départements impliqués dans le processus. Inclure une section sur les rapports de surveillance et de gestion, ainsi qu’un document de flux pour l’examen de la haute direction. Toutes les lignes directrices doivent être examinées et discutées avec les zones touchées, et présentées à la haute direction pour examen. Lors de l’acceptation, une formation pour tous les utilisateurs est nécessaire pour mettre en œuvre les directives.
Le premier élément à examiner concerne les rôles et les responsabilités des différents acteurs du processus d’approvisionnement. Identifiez qui, quoi, où et pourquoi pour chaque transaction et déterminez le point de départ ou l’activité. Par exemple, lorsqu’un ministère a besoin de fournitures de bureau, qui est responsable de ce processus ? Comment décident-ils quel fournisseur contacter ? Quel est le montant maximum qu’ils peuvent dépenser et qui approuve cet achat ? Ces questions sont toutes au cœur de l’élaboration des lignes directrices en matière d’approvisionnement.
La comptabilité fournit une structure standard pour le suivi et la gestion des dépenses. L’utilisation de demandes d’achat, de bons de commande, de devis, de contrats et d’autres outils d’approvisionnement a tous un impact sur les fonctions comptables. Les contrôles comptables typiques se concentrent sur la réduction du risque de fraude, l’obtention du meilleur rapport qualité-prix, la réception des prix et conditions négociés et des autorisations d’approbation. Ces éléments peuvent être gérés dans un système informatisé, mais ils doivent d’abord être définis dans les directives des processus métier.
L’imputabilité et la responsabilité sont un moteur majeur de l’approvisionnement. La plupart des organisations se concentrent sur la valeur en dollars du bon de commande ou du contrat, mais peuvent négliger le total dépensé pour un produit particulier. Déterminer le poste approprié pour être responsable de la négociation avec le fournisseur et du traitement des commandes d’achat est une étape importante dans les directives d’approvisionnement.