? mesure qu’une entreprise ou une organisation se d?veloppe, la n?cessit? d’?tablir des directives d’approvisionnement devient plus importante. L’approvisionnement ou l’achat est la gestion de toutes les d?penses de services et de biens. En tant qu’aspect de la gestion globale de l’entreprise, il s’agit d’une fonction centrale qui est directement li?e ? la ma?trise des co?ts, ? la r?duction des d?penses et ? l’augmentation des b?n?fices. Bien que la plupart des gens associent l’approvisionnement aux grandes entreprises et aux transactions de plusieurs millions de dollars, les directives d’approvisionnement peuvent aider toutes les entreprises, grandes et petites.
Le domaine des achats est si vaste qu’il est pr?f?rable de le diviser en processus m?tier distincts. Les principales cat?gories sont?: la gestion des fournisseurs, les biens et services contractuels, les conditions de paiement, les seuils et la s?paration des t?ches. En plus d’identifier les diff?rents processus m?tier, trois ?l?ments doivent ?tre compl?t?s pour d?velopper des directives d’approvisionnement?: ?tablir la structure et les r?les organisationnels, mettre en ?uvre des contr?les comptables et d?finir la responsabilit? et la responsabilit? des processus d’approvisionnement au sein de l’organisation.
La m?thodologie standard utilis?e pour ?laborer des directives d’approvisionnement consiste ? cr?er un dossier pour les directives. Dans ce dossier, cr?ez-en un distinct pour chacun des principaux processus m?tier. Au fur et ? mesure que les directives sont ?labor?es, cr?ez les guides de processus pour les diff?rents r?les et d?partements impliqu?s dans le processus. Inclure une section sur les rapports de surveillance et de gestion, ainsi qu’un document de flux pour l’examen de la haute direction. Toutes les lignes directrices doivent ?tre examin?es et discut?es avec les zones touch?es, et pr?sent?es ? la haute direction pour examen. Lors de l’acceptation, une formation pour tous les utilisateurs est n?cessaire pour mettre en ?uvre les directives.
Le premier ?l?ment ? examiner concerne les r?les et les responsabilit?s des diff?rents acteurs du processus d’approvisionnement. Identifiez qui, quoi, o? et pourquoi pour chaque transaction et d?terminez le point de d?part ou l’activit?. Par exemple, lorsqu’un minist?re a besoin de fournitures de bureau, qui est responsable de ce processus?? Comment d?cident-ils quel fournisseur contacter ? Quel est le montant maximum qu’ils peuvent d?penser et qui approuve cet achat?? Ces questions sont toutes au c?ur de l’?laboration des lignes directrices en mati?re d’approvisionnement.
La comptabilit? fournit une structure standard pour le suivi et la gestion des d?penses. L’utilisation de demandes d’achat, de bons de commande, de devis, de contrats et d’autres outils d’approvisionnement a tous un impact sur les fonctions comptables. Les contr?les comptables typiques se concentrent sur la r?duction du risque de fraude, l’obtention du meilleur rapport qualit?-prix, la r?ception des prix et conditions n?goci?s et des autorisations d’approbation. Ces ?l?ments peuvent ?tre g?r?s dans un syst?me informatis?, mais ils doivent d’abord ?tre d?finis dans les directives des processus m?tier.
L’imputabilit? et la responsabilit? sont un moteur majeur de l’approvisionnement. La plupart des organisations se concentrent sur la valeur en dollars du bon de commande ou du contrat, mais peuvent n?gliger le total d?pens? pour un produit particulier. D?terminer le poste appropri? pour ?tre responsable de la n?gociation avec le fournisseur et du traitement des commandes d’achat est une ?tape importante dans les directives d’approvisionnement.
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