Rédiger une bonne lettre de licenciement nécessite que vous vous souveniez de vos obligations envers vous-même ou votre entreprise, envers votre employé et envers les lois du travail. L’examen de la politique de votre entreprise sur les accords de non-concurrence, la non-divulgation, les indemnités de départ et tous les contrats syndicaux qui entrent en jeu est une étape importante avant de s’asseoir pour rédiger une lettre de licenciement. Assurez-vous d’éviter tout langage éventuellement discriminatoire faisant référence à l’âge, au sexe, à la race et à l’orientation sexuelle. La nature du travail de l’employé et les motifs de la cessation d’emploi auront un impact sur le ton et la langue de votre lettre de cessation d’emploi ; par exemple, une lettre de libération d’un employé saisonnier est moins complexe qu’une lettre de licenciement à un employé permanent à long terme. Votre lettre doit inclure toutes les données spécifiques liées à la séparation, telles que la date d’effet de la résiliation, les raisons de la séparation et tous les détails concernant l’assurance et l’indemnité de départ.
Les responsabilités envers vous-même et votre entreprise comprennent la protection de votre entreprise contre les poursuites judiciaires pour licenciement abusif et, en même temps, le maintien du moral des employés. Votre futur ex-employé aura probablement des amis parmi votre personnel restant. En supposant que l’indemnité de départ soit bénigne – comme les licenciements d’employés pour des raisons économiques – faire l’effort de rassurer l’ancien employé et d’offrir une lettre de référence positive peut désamorcer l’animosité qui pourrait se répercuter sur le moral de votre personnel. Soyez aussi gentil que possible tout en étant très clair sur les détails.
Pour les employés permanents, des questions telles que l’indemnité de départ, les vacances, les congés de maladie, les options d’achat d’actions et la couverture d’assurance doivent être abordées. Dans le cadre d’une saine politique commerciale, vous voudrez peut-être demander un avis juridique avant de rédiger la lettre de licenciement. En ce qui concerne les indemnités de départ, les congés de maladie et les vacances, vous pouvez être précis sans utiliser les montants réels.
Deux semaines d’indemnité de vacances, neuf jours de congé de maladie ou six mois d’indemnité de départ sont des indications suffisamment détaillées d’indemnisation pour votre lettre de départ. La référence aux actions sur les options d’achat d’actions et les plans de retraite doit être guidée par votre comptable et votre conseiller juridique. Vous pourriez considérer la lettre comme un accord de séparation. Vous faites une offre de conditions de cessation d’emploi et, en signant l’entente de cessation d’emploi, l’employé sur le point de quitter son emploi accepte vos conditions. Dans le cas où l’employé est membre d’un syndicat, le contrat général du syndicat devrait inclure des lignes directrices qui doivent être suivies en cas de mise à pied ou de cessation d’emploi.
N’incluez aucun langage dans votre lettre de licenciement faisant référence au sexe, à l’âge, à la race, à l’orientation sexuelle ou à tout autre problème pouvant être considéré comme discriminatoire. Le National Labor Relations Board (NLRB) a des directives sur les indemnités de départ disponibles en ligne. N’hésitez pas à demander conseil à un avocat. Soyez clair, concis, détaillé et aussi gentil que les circonstances le justifient, et votre lettre devrait atteindre votre objectif d’une séparation harmonieuse.