Un front office dentaire est le centre administratif et commercial d’un cabinet dentaire. Selon la taille du cabinet et le nombre de ses employés, les activités du front office dentaire vont de la prise de rendez-vous au traitement des réclamations d’assurance. Les employés d’un cabinet dentaire sont généralement du personnel administratif, bien que certains puissent avoir une formation ou une certification supplémentaire dans le traitement des réclamations d’assurance ou l’administration du cabinet dentaire. Dans les petits cabinets, un dentiste peut s’en remettre à une hygiéniste ou à une assistante dentaire pour gérer une partie du travail administratif.
Les dentistes et les hygiénistes dentaires prennent soin de la santé bucco-dentaire de leurs patients. Si une grande partie de leur activité se déroule dans le back-office et les salles aménagées pour le traitement privé des patients, un cabinet dentaire est aussi une entreprise. Le personnel de la réception gère généralement une grande partie d’une entreprise dentaire, bien que dans certains cas, un dentiste puisse également sous-traiter certains aspects de l’administration, tels que le traitement des réclamations d’assurance ou la préparation des transcriptions, à des fournisseurs externes.
Le personnel de la réception dentaire est généralement le premier point de contact pour les nouveaux patients dentaires et ceux qui reviennent. Les patients doivent généralement contacter d’abord la réceptionniste ou le responsable du bureau pour prendre rendez-vous. Les nouveaux patients peuvent être invités à soumettre des informations d’assurance au moment où ils prennent rendez-vous afin qu’un spécialiste de l’assurance puisse vérifier la couverture. Une fois que le patient arrive au bureau, le personnel de la réception dentaire s’occupera probablement de l’enregistrement du patient. Le personnel du bureau entretiendra également la salle d’attente des patients.
De nombreux dentistes reçoivent encore des paiements directement des clients pour les services, de sorte qu’au moins un membre du personnel peut être responsable de la tenue des dossiers financiers et de la facturation des clients. Cette activité peut être combinée avec la responsabilité de gérer les problèmes d’assurance, bien que ce ne soit pas le cas dans tous les cabinets dentaires. Dans les grands cabinets, le personnel du front office peut être actif pour générer de nouvelles affaires pour le cabinet via divers efforts de marketing, y compris des promotions par publipostage.
D’autres tâches du personnel de la réception peuvent être d’interagir avec les vendeurs et les fournisseurs. Par exemple, un responsable de la réception peut être appelé à être la personne de contact pour les propriétaires et les préposés à l’entretien. Il ou elle peut également être responsable de l’achat de fournitures pour le bureau, y compris l’équipement dentaire. Le personnel de la réception peut être chargé de remplir, de maintenir et de transférer les dossiers et les dossiers des patients. Si le dentiste accepte l’assurance, quelqu’un dans le bureau dentaire sera généralement chargé de traiter les réclamations d’assurance et d’informer les patients sur leurs prestations d’assurance.
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