Il est indéniable que le courrier électronique joue un rôle essentiel dans la communication d’entreprise, principalement en raison du fait qu’il s’agit de l’un des canaux les plus importants permettant à diverses entreprises de se connecter à la fois aux entités internes et externes liées à l’entreprise. Le courrier électronique est utilisé par les entreprises pour communiquer avec leurs employés et les autres membres de l’organisation. Il est également utilisé comme moyen de communication avec les clients, les fournisseurs et d’autres personnes essentielles aux opérations de l’entreprise.
Une inclusion dans le rôle du courrier électronique dans la communication d’entreprise est le fait qu’il peut être utilisé pour la communication de base au sein de l’entreprise. La direction peut informer les employés de tout type d’informations liées à l’entreprise qu’ils souhaitent transmettre. Par exemple, s’il doit y avoir une réunion d’entreprise dans la semaine, l’entreprise enverra des e-mails aux employés concernés pour les informer de l’heure, du lieu et de l’objet de la réunion. Dans le passé, ces informations étaient relayées par des lettres, des bulletins et d’autres moyens de communication moins populaires, mais le courrier électronique a remplacé ces canaux comme méthode de communication préférée. L’un des attraits de cette méthode réside dans le fait qu’elle est instantanée, permettant d’atteindre facilement le plus grand nombre d’employés dans les plus brefs délais, mais aussi parce qu’elle est peu coûteuse et réduit l’encombrement papier.
Un autre rôle du courrier électronique dans la communication d’entreprise est son utilisation comme moyen de marketing et de promotion de services et de produits par l’entreprise. La plupart des entreprises envoient des e-mails ciblés à leurs clients concernant tout nouveau produit, les modifications apportées aux produits existants et d’autres types de campagnes marketing sur lesquelles ils travaillent. L’effet de ce rôle de l’email dans la communication d’entreprise est également centré sur sa valeur en tant que moyen peu coûteux pour atteindre le plus grand nombre de clients et de consommateurs de la manière la plus rapide.
Le partage de fichiers et d’autres formes de données est un rôle du courrier électronique dans la communication d’entreprise qui est également important. Les entreprises peuvent envoyer d’énormes volumes d’informations par courrier électronique d’une manière qui pourrait ne pas être aussi facile avec le courrier ordinaire. Par exemple, une entreprise peut envoyer des photos et d’autres données aux clients qui appellent pour se renseigner sur les services de l’entreprise. En supposant qu’un client appelle une compagnie d’assurance pour poser des questions sur ses produits, l’agent au téléphone peut demander l’adresse e-mail du client afin d’envoyer des paquets d’informations auxquels le client peut accéder instantanément. L’envoi d’un tel paquet par la poste peut prendre plusieurs jours, au cours desquels le client potentiel peut changer d’avis ou chercher une autre entreprise.