La conservation des donn?es est depuis longtemps importante pour le bien-?tre de presque tout type d’entreprise. Autrefois, cela signifiait conserver des archives de documents papier qui pouvaient ?tre r?cup?r?s quand et selon les besoins, en conservant souvent ces dossiers pendant des d?cennies avant de les jeter. Aujourd’hui, la conservation ?lectronique des donn?es a facilit? la t?che, une circonstance heureuse puisque la conservation des documents est plus importante que jamais si une entreprise souhaite prot?ger ses int?r?ts et ceux de ses clients.
Il existe un certain nombre de types de documents diff?rents qui devraient ?tre inclus dans tout type de programme de conservation des donn?es. Toutes les communications ?lectroniques, en particulier les courriels et les fichiers et autres documents prot?g?s par mot de passe, sont essentielles au processus de conservation. Parall?lement ? la correspondance ?lectronique, tout type d’accords, de contrats ou d’autres documents qui incluent des r?clamations l?gales par ou pour l’entreprise doivent ?tre conserv?s m?me apr?s que ces documents aient ?t? remplac?s par des versions plus r?centes. Comme par le pass?, les documents papier tels que les factures et les dossiers des clients, les demandes des employ?s et le contenu des dossiers du personnel et les donn?es de soins de sant? doivent ?galement ?tre archiv?s de mani?re efficace.
L’une des raisons les plus importantes pour cr?er et maintenir un programme de conservation des donn?es solide est li?e ? des probl?mes juridiques. En termes simples, tout document li? ? l’exploitation de l’entreprise pourrait contenir des informations qui aideraient l’entreprise en cas de poursuite. La documentation enregistr?e permet de reconstituer plus facilement les ?v?nements et les d?lais pertinents et de prouver les d?clarations faites par les responsables de l’entreprise concernant ce qu’ils ont fait et n’ont pas fait en ce qui concerne cette question juridique particuli?re. En supposant que le programme de conservation des donn?es soit complet, l’archivage efficace des documents pourrait permettre ? l’entreprise d’?conomiser beaucoup de temps et d’argent pour tout type d’action en justice, y compris les probl?mes fiscaux, les incidents impliquant des employ?s ou les accords conclus avec les clients.
En plus de fournir des informations qui pourraient ?tre essentielles pour r?gler un probl?me juridique, de bonnes habitudes de conservation des donn?es offrent ?galement la possibilit? de fournir une assistance sup?rieure aux clients. La possibilit? de retracer des ?v?nements qui se sont produits des ann?es auparavant avec un client donn? peut ouvrir la voie ? la gestion d’un probl?me qui est aujourd’hui au premier plan, ou peut-?tre fournir une inspiration pour un nouveau produit ou service qui peut ?tre attrayant pour plus d’un client. La possibilit? de compiler des rapports ? partir des donn?es archiv?es peut permettre d’identifier des tendances et de susciter des id?es qui n’auraient jamais ?t? ?videntes autrement. De ce point de vue, la conservation des donn?es ne consiste pas seulement ? cr?er et ? conserver un enregistrement du pass?, mais ?galement ? cr?er une ressource qui peut aider ? am?liorer les perspectives de l’entreprise ? l’avenir.
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