Les éléments de base de la comptabilisation des organismes sans but lucratif consistent en des revenus sous forme de dons et de dépenses liés aux programmes et services de bienfaisance. Contrairement à une société ordinaire, une organisation à but non lucratif ne fabrique ni ne vend un produit, ne tient pas non plus d’inventaire ni ne calcule le coût des marchandises vendues. Au lieu de cela, le système comptable d’un organisme à but non lucratif s’intéresse aux sources de revenus, aux restrictions imposées à l’utilisation des fonds et à la répartition catégorique des dépenses entre les coûts directs et indirects du programme.
Une organisation à but non lucratif est une entreprise sans but lucratif. Sa finalité opérationnelle est de fournir un service public. Bien qu’une organisation à but non lucratif soit juridiquement une société et opère dans un paysage financier qui présente tous les mêmes attributs qu’une société à but lucratif ordinaire, les intrants comptables sont différents. Au lieu de produits, il a des programmes. Les dons remplacent les ventes sur les livres dans la catégorie des revenus. Les actifs et les passifs peuvent se ressembler dans les deux cas, mais les organismes à but non lucratif ont souvent des restrictions sur les actifs et des conditions spécialisées en place pour les passifs qui les obligent à être traités ou évalués différemment dans les états financiers.
La distinction fondamentale dans la comptabilisation des organismes sans but lucratif réside dans les sources de revenu. Un organisme à but non lucratif ordinaire a des revenus de dons individuels, de subventions de fondations et de sociétés, et de subventions et de contrats d’agences gouvernementales. Elle peut percevoir les frais de programme et contracter des emprunts. La préoccupation comptable la plus importante concerne les restrictions imposées à ces sources de revenus qui doivent être correctement inscrites dans les livres.
Les revenus à but non lucratif sont soit restreints, soit non restreints. Un revenu limité signifie qu’il ne peut être utilisé que pour couvrir des dépenses spécifiques ou à des fins désignées. Par exemple, une subvention d’une fondation s’accompagne généralement d’un contrat qui limite l’utilisation des fonds aux dépenses directes d’un programme en cours dans l’année en cours. Cela signifie que les fonds ne peuvent pas être transférés à un programme différent, utilisés pour payer les frais généraux ou utilisés pour couvrir les déficits budgétaires d’une année précédente. La comptabilisation des organisations à but non lucratif doit tenir compte de toutes ces restrictions et affecter correctement les revenus aux dépenses qu’elles peuvent couvrir légalement.
De plus, les dépenses à but non lucratif sont souvent circonscrites par les restrictions imposées aux sources de revenus. Par exemple, une subvention gouvernementale pour un programme peut stipuler que pas plus de deux pour cent du montant total peuvent être utilisés pour les frais de déplacement liés au programme. Les subventions gouvernementales ne peuvent parfois pas couvrir entièrement certains types de dépenses lorsque la juridiction en question interdit que les fonds publics soient dépensés de certaines manières, par exemple pour des types particuliers de traitements médicaux. La restriction la plus problématique sur les dépenses dans la comptabilisation des organismes sans but lucratif concerne le montant d’argent du programme qui peut être alloué aux dépenses administratives ou indirectes. De nombreuses subventions fixent un pourcentage maximum pouvant être consacré à ces types de dépenses, qui doit être surveillé dans le cadre du système comptable.