Également appelées paiements anticipés, les dépenses payées d’avance sont des coûts payés à l’avance, bénéficiant à une entreprise pour plus d’une période comptable. En affaires, les dépenses payées d’avance font partie d’un ensemble d’ajustements appelés reports. Les comptes gèrent généralement les paiements anticipés et autres reports en ajustant les dépenses à la fin de l’intervalle comptable. Le loyer, l’assurance et les fournitures sont tous des comptes prépayés typiques.
La première fois que la dépense est payée d’avance, le comptable l’enregistre comme une augmentation du compte d’actif, qui représente l’avantage ou le service futur du paiement d’avance. Les fonds du compte d’actif expirent au fil du temps ou à cause de l’utilisation. Par exemple, le loyer et l’assurance expirent en raison du passage du temps, tandis que les fournitures diminuent avec l’utilisation. Déduire l’expiration quotidienne de ces dépenses serait fastidieux et chronophage, c’est pourquoi les comptables ajustent généralement les coûts payés d’avance lors de la préparation des états comptables de clôture.
Lors de la préparation de la clôture des comptes, les écritures d’ajustement pour les dépenses payées d’avance ont deux objectifs. Tout d’abord, l’ajustement montre le montant des fonds qui ont expiré au cours de la période comptable actuelle. Deuxièmement, l’ajustement montre le solde restant des fonds prépayés.
Avant l’ajustement, les actifs payés d’avance sont supérieurs au solde réel et les dépenses sont inférieures. Les comptables corrigent cet écart en augmentant les dépenses et en diminuant les actifs du montant expiré au cours de l’intervalle comptable actuel. Le mode de calcul du montant expiré dépend de plusieurs variables, notamment la durée de la période et le type de dépenses payées d’avance.
Les fournitures, telles que les enveloppes, le papier et les cartouches d’imprimante, sont enregistrées en tant que dépenses payées d’avance ajoutées au compte d’actif lors de leur acquisition. Au cours des opérations, les fournitures sont utilisées, puis inventoriées à la clôture de l’intervalle comptable. La différence estimée du coût des fournitures du début à la fin de la période est ajustée en tant qu’actif et dépense expirés.
L’assurance, qui doit être payée à l’avance, protège une entreprise contre les pertes financières dues au vol, à l’incendie ou à des événements similaires. Les comptes enregistrent les paiements anticipés d’assurance initiaux comme une augmentation des actifs, puis déduisent les dépenses engagées pendant l’intervalle comptable. Le montant déduit dépend de la prime de la compagnie d’assurance pour la période de temps. Les comptables enregistrent les dépenses de loyer de la même manière.
Les revenus non gagnés sont des paiements anticipés effectués à l’entreprise par une autre organisation. Ceux-ci sont également ajustés à la fin des périodes comptables, mais les fonds commencent en déduction des actifs et sont rajoutés en tant qu’ajustements. Ces dépenses payées d’avance valent plus au fil du temps ou du fait de leur utilisation par l’organisation de prépaiement.