La conservation des enregistrements électroniques n’est rien de plus que la mise en place d’un système de sauvegarde des données importantes dans un lieu de travail, et la bonne nouvelle est qu’une grande partie peut être effectuée automatiquement dans le cadre d’une configuration appropriée. Cependant, de nombreuses entreprises commettent l’erreur de sauvegarder leurs précieux documents sur plusieurs serveurs, ce qui pourrait créer des centaines, voire des milliers de fichiers en double qui occupent de l’espace et ralentissent finalement le serveur. Il en va de même pour les sauvegardes traditionnelles telles que la paperasse et les disques compacts: il est absolument insensé de conserver des sauvegardes répétitives une fois qu’un système de conservation des enregistrements électroniques solide est mis en œuvre. Un professionnel ayant une expérience de la technologie Internet est normalement recherché pour mettre en place un tel système, et comme la sauvegarde en ligne fait normalement partie du progiciel de conservation des dossiers électroniques, les informations doivent être protégées pour toujours.
Avant de mettre en œuvre un programme de conservation des documents électroniques, il est important que les utilisateurs considèrent exactement ce qui doit être stocké dans plusieurs endroits. Par exemple, les fichiers d’entreprise auxquels de nombreux employés accèdent tout au long de la journée doivent être enregistrés sur chaque système informatique individuel, mais les fichiers traitant d’anciens clients ou des informations fiscales doivent être rangés en toute sécurité sur un ordinateur central car ce type de fichier est rarement nécessaire. Une autre fonction importante d’un programme de conservation des dossiers électroniques est la capacité de purger les fichiers inutiles après un certain laps de temps afin de garder le réseau global aussi libre que possible. Non seulement ces tâches aident à rationaliser la vitesse à laquelle les informations peuvent être distribuées sur le lieu de travail, mais elles définissent également des normes que chaque employé doit respecter lorsqu’il traite les données de l’entreprise.
Un autre aspect critique de la conservation des enregistrements électroniques est de mettre en œuvre une sauvegarde automatique qui se produit à intervalles réguliers, et cette tâche peut être configurée pour s’exécuter chaque semaine, quotidiennement ou même à la minute si nécessaire. Outre le placement de fichiers sur un serveur centralisé, de nombreuses entreprises mettent également en œuvre des sauvegardes sur des lecteurs externes, des lecteurs distants ou un disque compact (CD) pour garantir que les données existent toujours dans deux emplacements distincts et indépendants. Alors que pour beaucoup, ce processus semble inutile, une surcharge dans un circuit électrique pourrait effectivement effacer tous les disques durs d’une entreprise. La sauvegarde en ligne est devenue particulièrement populaire puisque les données sont stockées dans une région géographique différente. Ainsi, même si un événement catastrophique comme un ouragan ou une tornade détruisait chaque élément matériel, les informations de l’entreprise resteraient sécurisées.
Un autre aspect intelligent de la conservation des enregistrements électroniques consiste à vérifier physiquement que les sauvegardes ont bien eu lieu, car quelque chose d’aussi simple qu’un cordon Ethernet endommagé pourrait empêcher la sauvegarde correcte des informations. De nombreuses entreprises supposent à tort que les sauvegardes automatiques sont à l’abri des incidents, mais ce n’est tout simplement pas le cas. Les individus doivent toujours vérifier que les données sont correctement sauvegardées au moins une fois par mois ou chaque fois qu’un nouveau fichier ou programme est mis en œuvre.