Il existe plusieurs moyens de prévenir les fraudes commises avec les cartes de crédit professionnelles. Comme pour la prévention de la fraude personnelle, la mesure la plus importante à prendre pour lutter contre la fraude par carte de crédit professionnelle est d’être très attentif à tous les comptes et d’être prompt à signaler toute activité non autorisée ou inhabituelle. Étant donné que les cartes de crédit professionnelles peuvent avoir des limites de crédit très élevées pour faciliter les grosses transactions, il est également essentiel de garder ces cartes aussi physiquement sécurisées que possible.
Lorsque les dirigeants et les employés reçoivent des cartes de crédit professionnelles, ils doivent se familiariser avec la politique de l’entreprise en matière de cartes de crédit. Les cartes ne doivent être utilisées que pour les dépenses professionnelles autorisées et ne doivent pas être prêtées ou partagées avec d’autres. Les gens doivent conserver des documents clairs et les soumettre avec leurs relevés pour démontrer qu’il n’y a pas de transactions frauduleuses ou personnelles sur le relevé.
Il faut rappeler aux personnes titulaires de cartes d’entreprise qu’elles sont responsables de la sécurisation des cartes dont elles ont la garde. Dans la mesure du possible, ils doivent glisser physiquement les cartes plutôt que de soumettre des numéros par téléphone ou en ligne. En outre, ils devraient examiner attentivement toutes les déclarations pour tout signe d’activité particulière. Une telle activité doit être signalée rapidement à l’émetteur de la carte et à l’entreprise afin que la carte puisse être annulée pour empêcher d’autres transactions.
Les entreprises devraient également examiner attentivement si les employés individuels ont besoin de cartes de crédit. La fraude par carte de crédit professionnelle peut être limitée en limitant le nombre de comptes associés à une entreprise et en limitant les marges de crédit sur les cartes individuelles. Un employé à qui l’on donne une carte de crédit pour acheter de l’essence uniquement, par exemple, n’a probablement pas besoin d’une grande marge de crédit ou peut recevoir une carte d’essence spéciale qui ne peut être utilisée que pour les achats de carburant.
Une forme courante de fraude par carte de crédit professionnelle se produit lorsque les employés partent et que leurs cartes ne sont pas récupérées et annulées. Lorsqu’un employé démissionne ou est licencié, tous les éléments sécurisés qu’il possède, y compris les clés de bureau, les cartes d’identité, les cartes de crédit, les ordinateurs portables, les téléphones d’entreprise et d’autres documents doivent être collectés. Si les employés perdent l’un de ces articles, la perte doit être immédiatement signalée afin que l’entreprise puisse prendre des mesures de sécurité si nécessaire.
Les vendeurs peuvent être une autre source de fraude par carte de crédit professionnelle, que ce soit par accident ou intentionnellement. Les entreprises ne devraient travailler qu’avec des fournisseurs capables de gérer des transactions sécurisées et elles devraient interroger les fournisseurs sur la sécurité de leurs dossiers commerciaux. Il est également conseillé de demander aux fournisseurs quelles sont leurs politiques de facturation pour s’assurer qu’une facturation légitime n’est pas accidentellement considérée comme une fraude par carte de crédit professionnelle.