Les entreprises et autres organisations marquent parfois leurs équipements, fournitures et autres actifs avec des autocollants imprimés avec des codes à barres. Ces codes-barres sont généralement composés d’une série de lignes lisibles par un scanner spécial. Les autocollants peuvent ensuite être utilisés pour inventorier et suivre les actifs marqués. Ce processus s’appelle la gestion des actifs de codes à barres.
La gestion des actifs de codes à barres est réalisée à l’aide d’une base de données informatisée interactive. Le logiciel de gestion des actifs de codes-barres fonctionne en conjonction avec l’imprimante et le scanner de codes-barres. Parfois, lorsqu’un nouvel actif est expédié à une entreprise, il est accompagné d’un code à barres déjà apposé. Lorsque c’est le cas, souvent tout ce qui est nécessaire pour ajouter l’actif à la base de données de gestion des actifs est de scanner l’autocollant. Dans d’autres cas, un employé saisira les informations sur le produit dans la base de données et imprimera un nouvel autocollant de code à barres à apposer sur l’actif.
Pour suivre le mouvement des stocks, chaque scanner reçoit généralement un code pour représenter son emplacement. Chaque pièce est numérisée au fur et à mesure qu’elle est déplacée vers ou hors d’une zone différente. Le dernier emplacement dans lequel l’actif a été analysé est répertorié comme son emplacement actuel dans la base de données.
Les employés peuvent également se voir attribuer des codes-barres, qui sont souvent apposés sur leurs cartes d’identité d’employé. Ces cartes peuvent être numérisées lors de la réception ou du retour des biens de l’entreprise à l’inventaire. Cela donne un enregistrement plus précis des mouvements de chaque actif.
La petite taille et le coût modérément bas de la plupart des autocollants de codes à barres permettent de suivre la plupart des actifs de l’entreprise. Les papiers ou fichiers individuels peuvent être inventoriés avant le dépôt pour faciliter la récupération des documents. Les actifs corporels plus importants, tels que les ordinateurs portables et l’équipement audiovisuel qui sont souvent partagés entre les services, peuvent être trouvés plus rapidement. Les autocollants de codes-barres sont devenus plutôt discrets, de sorte que même les actifs numériques tels que les CD et les DVD peuvent être marqués sans interférer avec leur utilisation.
La plupart des gens ont fait l’expérience de la gestion des actifs de codes-barres lors de leurs courses. Cela est approprié, car le code-barres a d’abord été développé pour l’industrie des supermarchés. Chaque fois qu’un article est scanné, la base de données répertorie le prix de la caisse enregistreuse et déduit cet article de l’inventaire du magasin. Cela a amélioré la productivité de l’entreprise en accélérant le paiement et en réduisant le temps que les magasins consacrent à la tarification et au suivi des articles.
La gestion des actifs de codes-barres a un certain nombre d’applications dans de nombreux secteurs. Les services de police utilisent souvent la technologie pour suivre les preuves. Chaque élément de preuve est étiqueté avec un autocollant et scanné à chaque fois qu’il change de mains. La date et l’heure auxquelles la preuve est déplacée sont automatiquement enregistrées lorsqu’elle est numérisée, et le nom de la personne qui déplace la preuve est souvent numérisé à partir de sa carte d’identité ou saisi manuellement dans le système.
Les hôpitaux utilisent souvent un logiciel de gestion des actifs pour suivre les dossiers des patients. Fréquemment, les bracelets d’identification des hôpitaux sont également codés à barres. Cela permet de s’assurer que le dossier approprié est référencé avec chaque patient. Les mères et les nouveau-nés reçoivent des bracelets assortis pour éviter le changement accidentel de bébé.