La gestion des achats est le processus utilisé par les entreprises pour acheter des ressources économiques et des intrants commerciaux auprès de fournisseurs ou de vendeurs. Ce processus aide les entreprises à négocier les prix et à obtenir les meilleures ressources de qualité pour les processus de production. Les petites entreprises n’ont généralement pas de département dédié à l’approvisionnement car elles ont des opérations commerciales beaucoup plus petites. Habituellement, les propriétaires de petites entreprises ou les entrepreneurs sont chargés de travailler avec les vendeurs et les fournisseurs pour obtenir les biens nécessaires aux opérations commerciales. Les grandes entreprises sont en mesure d’acheter des ressources et des intrants en grandes quantités ; les achats à volume élevé nécessitent généralement un processus de gestion des achats.
Les ressources économiques de base comprennent généralement la terre, le travail et le capital. La terre est la ressource physique utilisée par les entreprises lorsqu’elles produisent des biens ou des services pour les consommateurs. Les ressources physiques peuvent inclure des ressources naturelles telles que le bois, la faune ou la pêche océanique. Les entreprises utilisent généralement la gestion des achats pour conclure des contrats ou d’autres accords juridiques pour acheter le droit ou l’accès aux ressources naturelles pour leurs opérations commerciales. Les entreprises peuvent également acheter des ressources physiques déjà récoltées auprès de fournisseurs et de vendeurs.
La gestion des achats implique également l’embauche de main-d’œuvre pour convertir les ressources physiques en produits de consommation. La plupart des entreprises tentent d’embaucher des employés avec une annonce directe des offres d’emploi disponibles via des sites Web, des annonces dans les journaux ou d’autres méthodes de publicité traditionnelles. Des recruteurs ou des chasseurs de têtes peuvent être utilisés si les entreprises ont besoin de trouver des personnes possédant des compétences, une formation ou une expérience spécifiques. Les départements des ressources humaines sont la principale fonction de gestion des achats pour l’embauche d’employés. Les départements des ressources humaines sont souvent utilisés pour cette fonction afin de s’assurer que les lois régionales sont respectées lors de l’embauche d’employés. Les entreprises peuvent également choisir les services de main-d’œuvre temporaire comme source d’employés à court terme utilisés dans les processus de production de l’entreprise.
Les ressources en capital d’une entreprise sont également généralement acquises par l’intermédiaire des services de gestion des achats. Les personnes impliquées dans ce processus peuvent inclure des comptables, des analystes commerciaux ou des directeurs financiers chargés de déterminer la bonne combinaison de dettes bancaires ou d’investissements en actions pour le financement des opérations de l’entreprise. Les responsables des achats impliquent souvent des membres de l’équipe financière de l’entreprise dans ce processus, car les informations financières complexes doivent souvent être correctement présentées aux banques ou aux investisseurs.
Les entreprises peuvent obtenir des prix réduits sur les intrants commerciaux lorsqu’elles achètent de grandes quantités de ressources économiques auprès de vendeurs ou de fournisseurs. L’utilisation de contrats pour fixer des prix fixes sur les achats futurs de ressources peut également réduire le coût d’acquisition des ressources. Les contrats à terme sont une couverture contre les augmentations potentielles des coûts futurs sur les ressources économiques que les entreprises utilisent pour produire des biens de consommation ou des services.