La gestion des approvisionnements est un terme utilis? pour d?crire les processus utilis?s par de nombreuses entreprises pour acqu?rir, inventorier et distribuer les articles utilis?s dans les op?rations courantes de l’entreprise. Le processus de gestion des approvisionnements concerne les mati?res premi?res utilis?es dans la production ainsi que les fournitures de bureau, les composants pour la r?paration des machines et tout autre ?l?ment utilis? en interne pour le fonctionnement continu de l’entreprise. Un objectif majeur d’une gestion efficace de la cha?ne d’approvisionnement est d’?quilibrer le besoin d’avoir des articles ? port?e de main lorsque cela est n?cessaire avec le maintien d’un inventaire plus petit, permettant ? l’entreprise de supporter moins de frais g?n?raux.
Pour de nombreuses entreprises, le processus de gestion des approvisionnements commence par un service ou un groupe d’achat central. Ce groupe coordonne activement l’achat de mati?res premi?res, de pi?ces de rechange et de fournitures, et m?me d’articles tels que du papier ? copier, des crayons et des cartouches d’imprimante. Un groupe d’achat cherchera ? trouver des fournisseurs rentables et ? ?tablir des relations qui permettent ? l’entreprise d’acheter des articles selon les besoins ou selon un calendrier pr?d?termin? qui peut ?tre modifi? si n?cessaire. Le groupe coordonne ensuite la livraison des articles afin qu’ils arrivent aux installations de l’usine peu de temps avant qu’ils ne soient n?cessaires.
Pour de nombreuses personnes engag?es dans la gestion de l’offre, un concept s?culaire qui r?git l’ensemble du processus est simplement connu sous le nom d’utilisation. L’utilisation fait r?f?rence au nombre d’unit?s d’un ?l?ment donn? qui sont r?guli?rement utilis?es au cours d’une p?riode donn?e, par exemple un mois civil. La d?termination de l’utilisation moyenne est utile au gestionnaire d’approvisionnement, car elle permet de pr?voir quand l’approvisionnement actuel sera ?puis? et il sera n?cessaire de commander plus d’unit?s pour la livraison peu de temps avant qu’elles ne soient n?cessaires.
En coordonnant l’achat avec l’usage, le processus de gestion des approvisionnements accomplit deux choses. Premi?rement, le processus permet de concevoir et de rester dans un budget r?alisable, en veillant ? ce que les mat?riaux et autres ?l?ments n?cessaires au fonctionnement de l’entreprise soient toujours pr?sents. Deuxi?mement, une gestion efficace des approvisionnements facilite ?galement la pratique d’un contr?le responsable des stocks, en maintenant le nombre d’unit?s disponibles pour un article donn? dans un certain niveau et en minimisant ainsi la charge fiscale que les entreprises paient sur les mati?res premi?res, les produits en cours et les produits finis.
Autrefois, le processus de gestion des approvisionnements reposait fortement sur un processus de tenue de dossiers manuel qui suivait la commande, la r?ception et le d?caissement de chaque article acquis pour l’usage de l’entreprise. Dans le cadre de ces enregistrements manuels, le calcul des consommations en fonction des dates d’?mission aux diff?rents services de l’entreprise ?tait essentiel. Aujourd’hui, le logiciel de gestion des approvisionnements g?re automatiquement la plupart des calculs ? mesure que les recettes et les d?caissements sont enregistr?s dans la base de donn?es. Cela permet aux responsables de l’approvisionnement d’ex?cuter rapidement des rapports indiquant quels articles doivent ?tre command?s au cours de la semaine suivante et combien d’unit?s de chaque article doivent ?tre command?es.
Certains des logiciels de gestion des approvisionnements les plus robustes sont m?me capables de cr?er des formulaires d’approbation de commande internes ?lectroniques et papier, tels que des demandes qui sont transmises ? un service d’achat central et auquel est attribu? un num?ro de facture ? r?f?rencer sur la commande r?elle. Les logiciels de ce type peuvent souvent cr?er des formulaires d’ex?cution de commandes et distribuer des copies aux services autoris?s une fois que les mat?riaux sont effectivement re?us sur le site o? ils seront utilis?s.
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