La gestion des approvisionnements est un terme utilisé pour décrire les processus utilisés par de nombreuses entreprises pour acquérir, inventorier et distribuer les articles utilisés dans les opérations courantes de l’entreprise. Le processus de gestion des approvisionnements concerne les matières premières utilisées dans la production ainsi que les fournitures de bureau, les composants pour la réparation des machines et tout autre élément utilisé en interne pour le fonctionnement continu de l’entreprise. Un objectif majeur d’une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement est d’équilibrer le besoin d’avoir des articles à portée de main lorsque cela est nécessaire avec le maintien d’un inventaire plus petit, permettant à l’entreprise de supporter moins de frais généraux.
Pour de nombreuses entreprises, le processus de gestion des approvisionnements commence par un service ou un groupe d’achat central. Ce groupe coordonne activement l’achat de matières premières, de pièces de rechange et de fournitures, et même d’articles tels que du papier à copier, des crayons et des cartouches d’imprimante. Un groupe d’achat cherchera à trouver des fournisseurs rentables et à établir des relations qui permettent à l’entreprise d’acheter des articles selon les besoins ou selon un calendrier prédéterminé qui peut être modifié si nécessaire. Le groupe coordonne ensuite la livraison des articles afin qu’ils arrivent aux installations de l’usine peu de temps avant qu’ils ne soient nécessaires.
Pour de nombreuses personnes engagées dans la gestion de l’offre, un concept séculaire qui régit l’ensemble du processus est simplement connu sous le nom d’utilisation. L’utilisation fait référence au nombre d’unités d’un élément donné qui sont régulièrement utilisées au cours d’une période donnée, par exemple un mois civil. La détermination de l’utilisation moyenne est utile au gestionnaire d’approvisionnement, car elle permet de prévoir quand l’approvisionnement actuel sera épuisé et il sera nécessaire de commander plus d’unités pour la livraison peu de temps avant qu’elles ne soient nécessaires.
En coordonnant l’achat avec l’usage, le processus de gestion des approvisionnements accomplit deux choses. Premièrement, le processus permet de concevoir et de rester dans un budget réalisable, en veillant à ce que les matériaux et autres éléments nécessaires au fonctionnement de l’entreprise soient toujours présents. Deuxièmement, une gestion efficace des approvisionnements facilite également la pratique d’un contrôle responsable des stocks, en maintenant le nombre d’unités disponibles pour un article donné dans un certain niveau et en minimisant ainsi la charge fiscale que les entreprises paient sur les matières premières, les produits en cours et les produits finis.
Autrefois, le processus de gestion des approvisionnements reposait fortement sur un processus de tenue de dossiers manuel qui suivait la commande, la réception et le décaissement de chaque article acquis pour l’usage de l’entreprise. Dans le cadre de ces enregistrements manuels, le calcul des consommations en fonction des dates d’émission aux différents services de l’entreprise était essentiel. Aujourd’hui, le logiciel de gestion des approvisionnements gère automatiquement la plupart des calculs à mesure que les recettes et les décaissements sont enregistrés dans la base de données. Cela permet aux responsables de l’approvisionnement d’exécuter rapidement des rapports indiquant quels articles doivent être commandés au cours de la semaine suivante et combien d’unités de chaque article doivent être commandées.
Certains des logiciels de gestion des approvisionnements les plus robustes sont même capables de créer des formulaires d’approbation de commande internes électroniques et papier, tels que des demandes qui sont transmises à un service d’achat central et auquel est attribué un numéro de facture à référencer sur la commande réelle. Les logiciels de ce type peuvent souvent créer des formulaires d’exécution de commandes et distribuer des copies aux services autorisés une fois que les matériaux sont effectivement reçus sur le site où ils seront utilisés.
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