Un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) est un système de technologie de l’information qu’une entreprise met en œuvre pour aider à automatiser ses processus et activités internes. La gestion du changement ERP est le processus spécifique de mise en œuvre d’un nouveau système pour la première fois ou de changement d’un système à l’autre. L’ensemble de ce processus implique deux opérations différentes à grande échelle : l’intégration des technologies de l’information et la gestion du changement. La taille de l’entreprise dictera généralement le processus de gestion des changements ERP car le système contient plusieurs modules ou sections différents.
Le processus de gestion du changement peut être effectué en interne ou en externe. La gestion du changement interne impliquera le transfert du personnel de ses activités professionnelles quotidiennes à l’équipe de gestion du changement. Les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise sélectionneront généralement des personnes qui ont une connaissance particulière du système ERP ou d’autres services commerciaux qui recevront le nouveau système. Les grandes entreprises aux opérations commerciales complexes utiliseront souvent cette approche, car elles disposent du personnel nécessaire pour gérer ce processus.
La gestion du changement ERP externe oblige une entreprise à embaucher un consultant en gestion ou une autre équipe de gestion du changement. Ces personnes ou groupes ont généralement une connaissance ou une expertise particulière du processus de gestion du changement. L’utilisation d’un groupe externe avec la gestion du changement ERP peut être plus bénéfique car l’ensemble du processus implique du matériel et des logiciels de technologie de l’information technique.
L’installation d’un tout nouveau système ERP lorsque l’entreprise ne possède pas d’ancien système d’entreprise est souvent plus facile que d’écraser un ancien système. Les systèmes plus anciens peuvent nécessiter la suppression d’anciens packages logiciels ou matériels. Les nouvelles technologies sont souvent difficiles à intégrer aux anciens systèmes, ce qui peut entraîner des coûts de gestion du changement plus élevés. De plus, le matériel de technologie plus ancienne peut avoir peu ou pas de valeur de récupération. Les entreprises perdront souvent de l’argent si elles ne peuvent pas vendre l’ancien équipement.
La mise en œuvre d’un système ERP commence généralement par un département ou une division. Selon les opérations de l’entreprise et l’industrie ou le secteur d’activité, les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise commenceront souvent avec une zone à plus faible volume. Cela permet à l’entreprise de poursuivre les opérations principales tout au long du processus de gestion du changement ERP. Les erreurs et les problèmes peuvent également être corrigés rapidement sans trop de perturbations. Les employés peuvent également être plus disposés à aider au processus de changement s’ils se sentent plus à l’aise avec le processus et que les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise travaillent avec les employés plutôt qu’autour d’eux.
La gestion du changement n’est pas nécessairement un processus qui se termine rapidement. Des changements ou des ajustements au système ERP dans les périodes futures seront souvent nécessaires pour s’assurer que l’entreprise maximisera la valeur de l’ERP. Lors de l’utilisation d’une équipe externe de gestion du changement, l’entreprise peut avoir besoin de demander un soutien continu en termes d’analystes techniques ou de service client. Cela permet à l’entreprise de travailler avec le fournisseur ERP pour corriger les problèmes et les problèmes.