Une politique d’approvisionnement correspond simplement aux règles et réglementations mises en place pour régir le processus d’acquisition des biens et services nécessaires à une organisation pour fonctionner efficacement. Le processus exact cherchera à minimiser les dépenses associées à l’achat de ces biens et services en utilisant des stratégies telles que l’achat en volume, l’établissement d’une liste fixe de fournisseurs et l’établissement de protocoles de réapprovisionnement qui aident à maintenir les stocks bas sans compromettre le fonctionnement du opération. Les petites et grandes entreprises ainsi que les organisations à but non lucratif utilisent régulièrement une sorte de politique d’approvisionnement.
Il n’y a pas une seule bonne façon d’établir une politique d’approvisionnement. Des facteurs tels que la taille de l’entreprise, la disponibilité des fournisseurs pour fournir les biens et services nécessaires, ainsi que les flux de trésorerie et le crédit de l’entreprise influenceront souvent l’approche d’achat. La taille de l’entreprise est également susceptible de faire une différence dans la formation de la politique d’approvisionnement, dans la mesure où une petite entreprise peut ne pas être en mesure d’obtenir les remises sur les achats en volume qu’une grande entreprise peut gérer avec une relative facilité.
De la même manière, les circonstances et les objectifs financiers de l’entreprise ou de l’entité influencent le choix des systèmes d’approvisionnement. Certains systèmes sont des processus manuels simples qui utilisent des méthodes plus anciennes telles qu’un système de cartes à rabat pour suivre les achats, la délivrance d’articles à divers départements et un décompte courant de l’inventaire utilisé pour planifier les achats futurs. Aujourd’hui, les systèmes électroniques permettent de suivre automatiquement toutes ces fonctions, notamment de générer automatiquement des demandes et des bons de commande lorsque les niveaux d’un article de stock donné sont tombés à un certain niveau.
L’approvisionnement électronique est un moyen courant de passer et de suivre les commandes aujourd’hui. Les fournisseurs établissent des connexions réseau avec les clients qui permettent de s’interconnecter avec tous les programmes d’approvisionnement utilisés par le client et de passer automatiquement des commandes, en utilisant Internet pour établir la connexion. Les programmes de ce type permettent également de suivre rapidement l’exécution des commandes, les dates de livraison et même de revoir les contrats d’approvisionnement actuellement en place.
Que la politique d’approvisionnement implique l’établissement de procédures d’approvisionnement en construction ou régisse les achats effectués par un fabricant ou un organisme de bienfaisance, une politique solide profitera à l’organisation en maintenant les coûts en ligne et en définissant clairement comment les achats seront effectués. À mesure que les besoins de l’entité évoluent, il y a de fortes chances que la politique d’approvisionnement soit ajustée pour répondre à ces nouvelles circonstances. Cela est nécessaire pour s’assurer que la politique continue de fonctionner dans le meilleur intérêt de l’entreprise ou de l’organisation à but non lucratif et que le processus d’acquisition reste simple et ordonné.