Un cadre est généralement quelqu’un qui occupe un poste de niveau supérieur dans une entreprise, comme un directeur ou un directeur adjoint. L’administration s’occupe des besoins de cette personne et des besoins auxquels le cadre doit répondre pour bien faire son travail. En règle générale, l’administration du bureau exécutif se traduit par la prise en charge des besoins du bureau et de certains besoins personnels d’un employé de haut niveau afin qu’il puisse exécuter son travail avec succès. Un tel entretien pourrait impliquer beaucoup de choses différentes.
Lorsque les gens regardent les programmes de formation en administration de bureau, on leur dit souvent que ceux-ci les prépareront à gérer de petits bureaux ou à occuper des postes de niveau inférieur tels que secrétaire ou assistant administratif. Le nombre d’employés dans un bureau peut dicter le poste et les responsabilités, et certaines personnes dirigent tout un bureau avec un titre de secrétaire exécutif. L’administration ne se traduit pas nécessairement par la gestion d’un bureau, ce qui est une distinction importante à faire lorsque les gens choisissent leur carrière.
Essentiellement, tout le personnel de soutien du bureau de l’exécutif effectue une sorte d’administration du bureau de l’exécutif. Les tâches qui peuvent être entreprises ou exécutées quotidiennement comprennent répondre au téléphone, prendre des messages et prendre des rendez-vous. Tout employé de bureau peut utiliser la sténographie pour enregistrer les lettres dictées, puis les taper, les relire, obtenir une signature et les envoyer. La plupart des bureaux doivent également tenir des registres de leurs activités, et les assistants administratifs ou les secrétaires peuvent être chargés de maintenir un système de fichiers, de classer tous les dossiers et de retirer les fichiers nécessaires, selon les besoins.
Le classement n’est plus nécessairement sur papier, et l’administration du bureau exécutif est susceptible d’utiliser plusieurs programmes informatiques d’entreprise pour conserver certains dossiers. De même, alors que dans le passé, répondre au téléphone et écrire des lettres était la source de communication la plus courante, une personne travaillant dans l’administration de bureau aujourd’hui peut envoyer des SMS, tweeter ou envoyer des courriers électroniques à des personnes à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau. Il est toujours probable que les personnes faisant partie de l’équipe d’administration aient des contacts directs avec le public ou avec d’autres personnes dans l’entreprise qui s’arrêtent au bureau pour des réunions ou pour parler avec l’exécutif, et certains employés peuvent avoir besoin d’intervenir pour cela. exécutif s’il n’est pas disponible pour des visites ou de longues réunions.
Une partie de cette administration s’occupe des besoins de l’exécutif. Ceux-ci peuvent inclure la tenue de calendriers pour lui, la prise ou l’annulation de rendez-vous et la planification des plans de transport et de voyage selon les besoins. Le travail pourrait également impliquer des tâches plus personnelles comme communiquer les dates et les heures avec la famille du cadre ou ramasser des choses comme le nettoyage à sec.
Au sommet de l’administration du bureau exécutif se trouve la gestion, et ces employés peuvent participer à toutes les activités énumérées ci-dessus, tout en gérant le bureau et tous les employés. Cela pourrait signifier qu’ils agissent en tant que superviseurs, qu’ils ont le pouvoir d’embaucher, de licencier ou de discipliner, et qu’ils organisent des réunions ou d’autres communications avec les employés pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Pour tous les niveaux d’employés dans ces bureaux, l’objectif est de travailler de manière professionnelle et efficace pour soutenir le travail de l’exécutif. De toute évidence, le type de travail peut varier en fonction du titre de chaque cadre et du type d’entreprise pour laquelle un employé de bureau et un cadre sont employés.
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