La logistique représente les activités qu’effectue une entreprise pour déplacer les marchandises à travers différents points de distribution. Un audit de fret permet à une entreprise d’examiner, d’ajuster et de vérifier l’exactitude des factures de fret. Ce processus commence par la collecte des factures de fret auprès des fournisseurs ; les employés de l’entreprise saisissent ensuite les factures dans un système comptable informatisé. Les comptables examinent chaque facture pour des éléments tels que le taux de kilométrage, les frais accessoires et les tarifs. Le but d’un audit de fret est de s’assurer de la validité et de l’exactitude de chaque facture.
L’expédition et le fret peuvent représenter des dépenses importantes pour certaines entreprises. Ceux du secteur de la vente au détail ou de la restauration sont les plus touchés par le fret. L’augmentation des prix du pétrole et du gaz peut également rendre un audit de fret plus important. Les entreprises répercutent souvent les frais d’expédition et de fret sur les clients. Le fait de ne pas tenir des registres précis de ces frais peut entraîner des coûts plus élevés sans augmentation de prix compensatoire pour assurer des bénéfices constants.
L’audit du fret peut être un processus d’examen périodique. Les comptables peuvent vérifier sur place quelques factures chaque mois pour s’assurer qu’il n’y a pas de frais excédentaires. Les grandes entreprises emploient souvent un analyste en fret ou en logistique. Cet employé est l’intermédiaire entre les entreprises de fret et l’entreprise. Son travail consiste à saisir toutes les factures approuvées par la direction dans le système dès leur réception ; les factures douteuses doivent être corrigées avant de les entrer dans le système.
Trois méthodes différentes sont disponibles pour passer par les procédures d’audit du fret. L’appariement manuel exige que les comptables examinent chaque facture à la main pour les éléments identifiés. Le logiciel peut être programmable pour signaler des exceptions lorsque les frais de transport dépassent un certain niveau. L’externalisation est la troisième option. Les entreprises peuvent embaucher une entreprise extérieure pour examiner les factures de fret et d’expédition afin de rechercher les écarts.
Un autre objectif de l’audit de fret est de s’assurer qu’une entreprise reçoit toutes les remises accordées par les fournisseurs. La plupart des fournisseurs de fret offrent des remises en pourcentage pour certains volumes d’expédition. L’audit du fret garantit qu’aucune facture ne va sans recevoir la remise appropriée. Les frais spéciaux appliqués aux factures de fret sont également soumis à examen. Les comptables doivent discerner pourquoi ils figurent sur la facture de transport et comment les coder dans le grand livre.
Les systèmes de comptabilité ou de gestion informatisés sont généralement indispensables pour le processus d’audit du fret. Cela permet la réception quasi instantanée des factures et des factures pour examen. Les comptables peuvent recevoir les factures en temps opportun pour s’assurer que l’entreprise ne paie pas trop d’argent avant d’examiner les factures de fret.