Un audit de la paie est une inspection des dossiers de paie par un tiers. L’audit peut être effectué pour diverses raisons, allant d’un désir de confirmer en interne que les informations sur la paie sont correctes à une inspection au nom d’une compagnie d’assurance pour déterminer le montant approprié de la prime d’assurance contre les accidents du travail. Un audit interne régulier est recommandé, en particulier dans les grandes entreprises, pour s’assurer que les dossiers sont exacts et bien tenus, et pour identifier les problèmes avant qu’ils ne surviennent lors d’un audit externe.
Lors d’un audit de la paie, l’auditeur inspecte toute la documentation relative à la paie, en vérifiant qu’elle est correcte et en recherchant des signes de problèmes tels que des employés avec des antécédents de paie incomplets, des retenues qui ne correspondent pas aux cotisations, etc. L’auditeur identifie également les membres de l’entreprise responsables du traitement des procédures de paie et examine le protocole de l’entreprise pour le traitement de la paie afin d’identifier les problèmes et de tester les employés pour confirmer qu’ils utilisent le protocole le plus récent.
Pour un audit interne, les entreprises peuvent utiliser leur propre personnel ou engager un service d’audit et demander qu’elles effectuent l’audit. Le recours à un tiers peut garantir que les résultats de l’audit de la paie sont plus intègres, car un tiers ne devrait pas avoir de conflit d’intérêts qui pourrait fausser les résultats de l’audit. Les résultats de l’audit interne peuvent être utilisés pour resserrer les procédures, confirmer que les employés suivent le protocole et identifier les domaines où des activités inappropriées peuvent se produire.
Des audits externes peuvent être demandés par les autorités fiscales et les compagnies d’assurance. Dans ces cas, l’entité qui demande l’audit s’occupe de l’audit ou engage un auditeur pour effectuer l’audit de la paie. Les entreprises doivent être conscientes que le refus d’un audit est généralement considéré comme un aveu de culpabilité. Même s’il n’y a rien de mal, lorsque l’audit sera finalement effectué, les dossiers seront examinés pour détecter tout signe d’acte répréhensible. Il est conseillé de coopérer et de retenir les services d’un conseiller juridique pour en savoir plus sur les documents qui doivent être remis à l’auditeur et sur le fonctionnement du processus d’audit.
Le résultat d’un audit externe peut varier en fonction de la raison pour laquelle il a été commandé et des résultats. Une compagnie d’assurance, par exemple, pourrait ajuster le montant d’une prime sur la base de l’audit. Si un audit de la paie révèle qu’une entreprise fait des choses comme collecter des contributions fiscales et ne pas remettre les fonds au gouvernement, l’entreprise fera face à des sanctions légales.