Un audit d’impression est g?n?ralement effectu? par de grandes organisations en pr?vision d’une demande de proposition de services d’impression ou d’un renouvellement de contrat. L’objectif principal d’un audit d’impression est de collecter des m?triques sur l’utilisation actuelle de l’imprimante, les diff?rentes m?thodes d’acc?s aux ressources d’impression et de d?terminer les co?ts op?rationnels totaux associ?s aux activit?s d’impression. Le terme audit est g?n?ralement associ? ? un examen financier d?taill?. Cependant, l’objectif principal de tout audit est de permettre ? des professionnels impartiaux de collecter des informations et de fournir un rapport formel pour aider ? la prise de d?cision au niveau de la direction.
La port?e d’un audit d’impression doit ?tre clairement d?finie au d?but du processus pour garantir une r?ponse viable. La d?finition d’une fonction d’impression ou d’un travail connexe est essentielle, car les hypoth?ses peuvent entra?ner des conclusions erron?es. Par exemple, un audit d’impression peut inclure des photocopies, la num?risation de documents ?lectroniques et des travaux d’impression ou une combinaison de ces options. Dans d’autres entreprises ou industries, l’impression peut inclure tous les fournisseurs ou contrats d’impression externes pour des articles tels que des brochures, des d?pliants et des articles connexes.
La premi?re ?tape de tout audit d’impression consiste ? collecter des m?triques d’utilisation. Toutes les imprimantes ont un compteur de copies et les unit?s num?riques stockent ces informations ?lectroniquement. Certaines imprimantes sont appel?es unit?s multifonctions et ont la capacit? d’imprimer, de num?riser et de photocopier. Les m?triques de chacune de ces t?ches sont stock?es s?par?ment. Les unit?s qui ont ? la fois des options de couleur et de noir et blanc s?parent ?galement ces deux t?ches pour une plus grande pr?cision.
Un audit d’impression complet doit inclure des informations sur la fa?on dont les ressources d’impression sont accessibles. Il existe souvent plusieurs processus au sein d’une m?me organisation, et cela peut ?tre bas? sur les types de services auxquels on acc?de. Par exemple, un bureau moderne dispose d’une imprimante enti?rement en r?seau qui est g?n?ralement partag?e par un groupe de personnes. D’autres installations peuvent avoir des imprimantes individuelles situ?es ? chaque poste de travail. Les gros travaux d’impression ou les demandes sp?ciales peuvent ?tre envoy?s ? une liste s?lectionn?e de fournisseurs ou ? un s?lectionn? au hasard dans l’annuaire t?l?phonique.
Le co?t total d’exploitation de toutes les activit?s li?es ? l’impression est un ?l?ment essentiel de tout audit d’impression. Ces informations doivent inclure les co?ts fixes d’?quipement, les consommables, les services de r?paration, les co?ts d’impression externes, l’?lectricit? et les besoins en espace. Pour la plupart des entreprises, le co?t total de l’activit? d’impression est assez ?lev? et constitue un bon endroit pour introduire des mesures de r?duction des co?ts. Lors de la mesure des co?ts d’exploitation totaux, le temps du personnel consacr? ? l’entretien et au soutien de ces unit?s doit ?galement ?tre inclus.
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