Un budget administratif est un plan financier pour le côté administratif d’une entreprise pour une période comptable comme un trimestre ou une année. Il comprend les coûts qui ne sont pas directement associés à la production de biens et de services. Le contrôle des budgets est essentiel pour les entreprises de toutes tailles, car un budget important peut engloutir les bénéfices et rendre difficile la croissance d’une entreprise. Si une entreprise est cotée en bourse, elle a également l’obligation de protéger les actionnaires avec une budgétisation raisonnable, et dans certains cas, les entreprises peuvent avoir l’obligation légale de divulguer le budget administratif.
Ce document contient une ventilation détaillée des dépenses prévues pour les opérations de soutien liées à l’entreprise, allant des services juridiques à la paie de secrétariat. Le budget administratif définit un certain nombre de départements et leurs fonctions, et discute des allocations de fonds à leur disposition. La taille de ce budget peut varier selon les entreprises ; certaines entreprises ont des frais généraux associés très élevés, tandis que d’autres ont des coûts concentrés directement dans la production.
Certaines organisations doivent divulguer leur budget administratif. Dans les gouvernements qui valorisent la transparence, ce document est disponible pour examen par les contribuables, et les gens peuvent soumettre des commentaires. Les sociétés cotées en bourse doivent discuter de la budgétisation dans les rapports annuels et autres déclarations. De même, les organismes de bienfaisance enregistrés doivent montrer comment ils utilisent leurs fonds, et un budget administratif élevé peut dissuader les donateurs qui souhaitent voir la majeure partie de leurs fonds se concentrer sur la fourniture de biens et de services aux nécessiteux.
La planification d’un budget administratif peut prendre des semaines ou des mois. L’entreprise doit être en mesure d’anticiper les coûts aussi précisément que possible et peut prendre en compte des problèmes tels que les pics d’inflation. Il définit les objectifs de la période comptable et peut en discuter dans le budget. Par exemple, le budget du service juridique peut augmenter parce qu’une entreprise prépare un nouveau produit qui nécessite une consultation juridique, et donc la dépense est justifiée. Si une entreprise ne peut pas expliquer une augmentation soudaine des dépenses administratives, cela pourrait représenter des problèmes de communication ou d’efficacité au sein de l’administration de l’entreprise.
Les comptables, analystes et autres peuvent consulter un budget administratif d’une période antérieure pour information. La hausse des coûts administratifs a tendance à devenir un problème avec le temps et parfois ces budgets deviennent gonflés. Dans ces situations, le personnel doit s’asseoir pour déterminer comment réduire le plus efficacement le budget pour répondre aux besoins administratifs tout en recentrant les fonds sur d’autres objectifs. Cela pourrait inclure une restructuration ministérielle et d’autres mesures visant à accroître l’efficacité et à réduire les coûts associés aux activités administratives.