Le cycle de gestion des connaissances décrit la manière dont les connaissances sont capturées, traitées et distribuées dans une organisation. Les connaissances peuvent provenir de sources qui les créent au sein de l’entreprise ou de sources externes. Ces connaissances sont ensuite traitées au sein de l’organisation et distribuées aux personnes ou aux services concernés qui doivent les utiliser. Le cycle est complété par un retour d’expérience qui sert à mettre à jour les connaissances stockées au sein de l’organisation.
La capture des connaissances qui surgissent au sein d’une organisation nécessite une vue d’ensemble des points auxquels les connaissances sont créées. Les connaissances peuvent provenir d’un bureau d’études, de revues ou d’audits de systèmes et de processus, de l’expérience des ventes et du marketing ou encore des retours clients ou de l’innovation ouverte. Les connaissances peuvent également provenir de sources externes telles que de nouveaux produits et procédés achetés auprès de fournisseurs, des rapports compilés par des consultants, des revues spécialisées, des conférences et des séminaires.
Les connaissances doivent être saisies par des systèmes logiciels appropriés ou d’autres systèmes de rapport, ou recueillies par le personnel désigné. La capture des connaissances pertinentes telles qu’elles se présentent dans une organisation est souvent l’un des points faibles du cycle de gestion des connaissances. Les travaux effectués pour des clients ou des clients peuvent être classés et archivés sans aucune réflexion sur leur pertinence pour les projets futurs. L’archivage approprié des connaissances utiles n’est normalement pas la première priorité du personnel travaillant sous pression pour répondre aux besoins des clients dans un délai strict. Au lieu de cela, la saisie des connaissances et la collecte d’informations doivent généralement être encouragées par le personnel de gestion des connaissances désigné.
L’étape suivante du cycle de gestion des connaissances implique le traitement et la distribution des informations aux points où elles sont nécessaires. Dans certains cas, le personnel engagé dans une tâche particulière peut accéder aux archives pertinentes et bénéficier des connaissances stockées au sein de l’organisation. La diffusion des connaissances doit également être conduite par du personnel, tel qu’un gestionnaire des connaissances qui est au courant des activités au sein de l’organisation et peut diriger les informations pertinentes vers les activités où elles sont utiles au moment où elles sont nécessaires.
Suite aux retours d’expérience, l’archive des connaissances est mise à jour et renouvelée. Les commentaires et l’expérience d’un produit ou d’un processus peuvent entraîner des modifications de la conception ou de la production. Les méthodes et techniques de marketing peuvent être modifiées au fur et à mesure que les statistiques de vente et les résultats des études de marché sont pris en compte par l’organisation. À travers le cycle de gestion des connaissances, les innovations technologiques sont développées par le biais de la recherche ou de l’innovation ouverte et les produits sont modifiés à la suite d’informations externes provenant de revues et de conférences sur les technologies concurrentes.
SmartAsset.