Un processeur de paie est une personne ou une entité responsable du traitement de la paie d’une entreprise. Une personne ou une entreprise qui sert de processeur de paie a généralement pour tâche de traiter les comptes de paie et de préparer les chèques des employés, les dépôts directs et d’autres méthodes de paiement. Dans certains cas, il peut également être responsable du traitement des paiements des entrepreneurs indépendants. Dans le cadre de ce processus, les processeurs de paiement sont généralement facturés des retenues à la source sur les paiements des employés conformément aux lois applicables dans la juridiction concernée. De même, il peut avoir à retenir de l’argent pour des choses telles que des comptes de retraite et d’autres contributions volontaires des employés.
Lorsqu’un employé, et parfois un entrepreneur indépendant, reçoit de l’argent dû par une entreprise, c’est généralement un processeur de paiement qui fait en sorte que cela se produise. Un processeur de paiement utilise les enregistrements fournis par une entreprise pour déterminer le nombre d’heures travaillées par une personne et son salaire horaire. Si une personne reçoit un salaire fixe, cependant, le processeur peut utiliser à la place les dossiers de l’entreprise pour déterminer le montant du salaire dû au cours d’une période de paie. Ce montant devient le salaire brut qui est dû à l’employé, même s’il peut ne pas être le montant qu’il reçoit réellement.
Dans la plupart des endroits, un processeur de paie ne prépare pas simplement les chèques des employés en fonction du montant brut de la paie de l’employé. Au lieu de cela, il est souvent tenu de retenir une gamme d’impôts obligatoires sur le paiement de l’employé. Il peut également, cependant, retenir des sommes pour des choses que l’employé a acceptées. Par exemple, il peut avoir à retenir des cotisations pour des éléments tels que des comptes de retraite et d’assurance médicale. Les retenues sur la paie peuvent varier en fonction de la juridiction, de l’employeur et des souhaits de chaque employé.
Un processeur de paie peut parfois devoir ajuster le salaire d’un employé à partir du montant de base lors de la préparation des chèques de paie. Par exemple, il peut avoir à faire des ajustements pour des choses telles que les vacances ou les congés de maladie dans certains cas. Il peut également ajuster le salaire d’un employé pour le temps de congé. Dans certains cas, une personne ou une entreprise portant ce titre doit également calculer le montant qui est dû et ajuster le paiement d’un employé en raison de la rémunération des heures supplémentaires.
Souvent, un processeur de paie est un individu, mais la tâche est parfois gérée par une équipe entière, un service ou une société de paie. Parfois, un processeur de paie est un employé de l’entreprise qui gère le traitement de la paie pour au moins un employé. Dans les très petites entreprises, le propriétaire de l’entreprise peut traiter lui-même les paiements de la paie. Dans certains cas, cependant, des départements entiers sont dédiés au traitement de la paie, et certaines entreprises sous-traitent même le traitement de la paie aux services de paie.