Une demande de bon de commande est la première étape de la passation d’un bon de commande. La demande peut être générée en vérifiant manuellement le stock ou à partir d’une demande d’achat automatisée générée à partir d’un système d’information de gestion. Dans les grandes opérations de fabrication, le service des achats peut même ne pas être situé dans le même bâtiment ou le même emplacement géographique que l’installation, une lettre de demande de bon de commande est donc nécessaire pour obtenir des composants sur commande.
Pour les petites opérations ou les « one man show », un système d’inventaire visuel est souvent utilisé à la place du système d’inventaire informatisé plus coûteux. Lorsque le stock d’un produit particulier diminue, le propriétaire appelle simplement le fournisseur et soumet une demande de bon de commande. Selon le type d’entreprise, le propriétaire peut utiliser un système kanban ou à deux bacs, ce qui signifie que la demande de bon de commande est déclenchée lorsque le premier bac est vide et que le deuxième bac est tiré.
Ce type de système d’inventaire repose sur une vérification visuelle de l’inventaire pour savoir quand commander un produit supplémentaire. Une fois la demande de bon de commande confirmée par le fournisseur, le propriétaire fournira souvent une carte de crédit pour payer le produit. Alternativement, le propriétaire peut émettre un bon de commande, qui est un formulaire papier indiquant le produit acheté et les conditions de paiement.
Les opérations plus importantes utilisent généralement un système d’information de gestion ou un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) pour suivre leur demande, leurs stocks et leurs bons de commande. Ces systèmes informatiques fonctionnent grâce à un planificateur principal qui saisit les prévisions marketing. Le système comparera ensuite le calendrier de fabrication du produit prévu avec les produits finis actuels, les travaux en cours et le stock brut.
Les systèmes informatiques ont un tableau ou un fichier qui comprend le délai d’approvisionnement du fournisseur pour chaque composant utilisé dans le processus de fabrication. Lors de la comparaison par le système du calendrier de fabrication du produit avec l’inventaire, il prend en considération le délai d’approvisionnement du fournisseur et génère une demande de bon de commande pour tous les composants qui doivent être commandés. La plupart des installations de fabrication fonctionnent dans un environnement juste à temps (JIT), ce qui signifie que le système planifiera l’arrivée des composants juste avant le moment où ils sont nécessaires pour l’opération de fabrication. Ce processus réduit la quantité d’espace d’entrepôt nécessaire et réduit la quantité de capital immobilisé dans l’inventaire.
La demande de bon de commande qui en résulte est ensuite transmise aux fournisseurs de composants par le service achats. Au fur et à mesure que les fournisseurs confirment le prix des composants, les quantités de commande minimales et le délai d’exécution, l’équipe d’approvisionnement émet un bon de commande ferme. Le bon de commande est un document contraignant qui garantit que le fournisseur sera payé à la livraison.