L’?valuation d’une proposition est un processus en cinq ?tapes utilis? pour fournir un examen ?quilibr? et impartial d’une proposition commerciale formelle. Ce type de processus se trouve le plus souvent dans les services d’approvisionnement ou de gestion des contrats de grandes organisations ou soci?t?s. L’objectif principal d’une ?valuation de proposition est de s’assurer qu’un processus juste et transparent est utilis? pour s?lectionner la proposition gagnante. Ceci est tr?s important, car des propositions sont souvent requises pour des projets ou des d?penses co?teux.
Les cinq ?tapes utilis?es dans l’?valuation des propositions sont les suivantes?: former une ?quipe pour examiner les soumissions, assurer la conformit? aux exigences de soumission, examiner les r?ponses par rapport aux d?tails du document d’appel d’offres, attribuer un poids ? chaque cat?gorie et noter chaque soumission. La proposition avec le score le plus ?lev? est le soumissionnaire retenu. Une fois la s?lection effectu?e, toutes les entreprises ayant soumis une proposition sont inform?es des r?sultats. Les entreprises qui ?chouent ont le droit d’intenter une action en justice si elles estiment que le processus a ?t? biais? ou a enfreint le droit des contrats.
La premi?re ?tape du processus d’?valuation d’une proposition consiste ? former une ?quipe interne qui sera charg?e d’examiner les soumissions. L’adh?sion ? l’?quipe doit ?tre bas?e sur une expertise dans le processus pertinent, une exp?rience connexe et une solide compr?hension du processus d’approvisionnement. Dans certaines organisations, cette ?quipe est impliqu?e dans la cr?ation de la demande de proposition (RFP) ou du document d’appel d’offres qui est distribu? aux fournisseurs potentiels. D’autres entreprises pourraient d?cider que le fait d’avoir deux ?quipes distinctes ?limine la possibilit? de conflit d’int?r?ts et d’interf?rence avec la s?lection finale.
En r?gle g?n?rale, un agent d’approvisionnement ou un coordonnateur de la demande de propositions examine toutes les soumissions pour s’assurer de la conformit? totale avec toutes les exigences. Il s’agit d’un contr?le purement administratif pour s’assurer que toutes les offres ont ?t? re?ues avant la date limite, que tout paiement requis a ?t? trait? et qu’aucune page ou document ne manque. Une fois cette v?rification termin?e, des copies des propositions sont faites pour chaque membre de l’?quipe d’?valuation.
Les membres de l’?quipe commencent la nouvelle ?tape de l’?valuation de la proposition en examinant chaque r?ponse individuelle et en la comparant ? la DP ou au document de sp?cification. Le but de l’examen est de d?terminer si la proposition aborde tous les ?l?ments de la DP. Les ?l?ments manquants sont parfois signal?s au coordonnateur de la DP, qui fait un suivi aupr?s de l’entreprise pour v?rifier si l’omission est une erreur d’?criture, mais dans de nombreux cas, aucun suivi n’est fait.
Selon la structure de l’?quipe, un poids est attribu? ? chaque section de la DP. Certaines entreprises prennent ces d?cisions en groupe, et d’autres permettent ? chaque membre de l’?quipe de porter un jugement ind?pendant. Le poids total doit ?tre ?gal ? 100 et les cat?gories doivent ?tre bas?es sur les exigences r?elles de la DP. Bien que certaines entreprises accordent du poids ? la qualit? de la soumission r?elle, beaucoup ne le font pas, car cela attribue essentiellement des points pour la soumission d’une proposition.
La derni?re ?tape de l’?valuation de la proposition consiste ? attribuer une note. Chaque membre de l’?quipe prend une d?cision ind?pendante et soumet sa carte de pointage au coordinateur de la DP, qui fait ensuite le total des r?ponses et d?termine la proposition retenue. L’ensemble de ce processus devrait ?tre transparent et d?fendable devant un tribunal comme impartial et ?quitable.
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