L’évaluation d’une proposition est un processus en cinq étapes utilisé pour fournir un examen équilibré et impartial d’une proposition commerciale formelle. Ce type de processus se trouve le plus souvent dans les services d’approvisionnement ou de gestion des contrats de grandes organisations ou sociétés. L’objectif principal d’une évaluation de proposition est de s’assurer qu’un processus juste et transparent est utilisé pour sélectionner la proposition gagnante. Ceci est très important, car des propositions sont souvent requises pour des projets ou des dépenses coûteux.
Les cinq étapes utilisées dans l’évaluation des propositions sont les suivantes : former une équipe pour examiner les soumissions, assurer la conformité aux exigences de soumission, examiner les réponses par rapport aux détails du document d’appel d’offres, attribuer un poids à chaque catégorie et noter chaque soumission. La proposition avec le score le plus élevé est le soumissionnaire retenu. Une fois la sélection effectuée, toutes les entreprises ayant soumis une proposition sont informées des résultats. Les entreprises qui échouent ont le droit d’intenter une action en justice si elles estiment que le processus a été biaisé ou a enfreint le droit des contrats.
La première étape du processus d’évaluation d’une proposition consiste à former une équipe interne qui sera chargée d’examiner les soumissions. L’adhésion à l’équipe doit être basée sur une expertise dans le processus pertinent, une expérience connexe et une solide compréhension du processus d’approvisionnement. Dans certaines organisations, cette équipe est impliquée dans la création de la demande de proposition (RFP) ou du document d’appel d’offres qui est distribué aux fournisseurs potentiels. D’autres entreprises pourraient décider que le fait d’avoir deux équipes distinctes élimine la possibilité de conflit d’intérêts et d’interférence avec la sélection finale.
En règle générale, un agent d’approvisionnement ou un coordonnateur de la demande de propositions examine toutes les soumissions pour s’assurer de la conformité totale avec toutes les exigences. Il s’agit d’un contrôle purement administratif pour s’assurer que toutes les offres ont été reçues avant la date limite, que tout paiement requis a été traité et qu’aucune page ou document ne manque. Une fois cette vérification terminée, des copies des propositions sont faites pour chaque membre de l’équipe d’évaluation.
Les membres de l’équipe commencent la nouvelle étape de l’évaluation de la proposition en examinant chaque réponse individuelle et en la comparant à la DP ou au document de spécification. Le but de l’examen est de déterminer si la proposition aborde tous les éléments de la DP. Les éléments manquants sont parfois signalés au coordonnateur de la DP, qui fait un suivi auprès de l’entreprise pour vérifier si l’omission est une erreur d’écriture, mais dans de nombreux cas, aucun suivi n’est fait.
Selon la structure de l’équipe, un poids est attribué à chaque section de la DP. Certaines entreprises prennent ces décisions en groupe, et d’autres permettent à chaque membre de l’équipe de porter un jugement indépendant. Le poids total doit être égal à 100 et les catégories doivent être basées sur les exigences réelles de la DP. Bien que certaines entreprises accordent du poids à la qualité de la soumission réelle, beaucoup ne le font pas, car cela attribue essentiellement des points pour la soumission d’une proposition.
La dernière étape de l’évaluation de la proposition consiste à attribuer une note. Chaque membre de l’équipe prend une décision indépendante et soumet sa carte de pointage au coordinateur de la DP, qui fait ensuite le total des réponses et détermine la proposition retenue. L’ensemble de ce processus devrait être transparent et défendable devant un tribunal comme impartial et équitable.