Despesas administrativas são custos que não afetam uma área específica do negócio, como marketing ou manufatura. É importante fazer um orçamento preciso para as despesas administrativas, uma vez que a administração de uma empresa costuma ser o coração das operações eficientes. Para calcular as despesas administrativas, é essencial manter bons registros e levar em conta todas as variáveis possíveis. Com bons registros, calcular as despesas é tão simples quanto somar os totais dos recibos.
Os custos administrativos fixos são aqueles que normalmente não variam de mês para mês. Isso pode incluir coisas como contas de telefone, salário ou despesas com seguros. Embora possam mudar periodicamente, como contratação ou perda de um funcionário, esses custos geralmente permanecem os mesmos mês a mês.
Os custos variáveis podem incluir algumas despesas semifixadas, como contas de gás ou eletricidade. Embora possam variar um pouco de mês para mês, geralmente ficam dentro de uma faixa próxima. Para contabilizar adequadamente os custos semifixos, tente criar um custo médio mensal somando os custos de um ano e dividindo por 12. Isso lhe dará uma idéia adequada das despesas mensais ou trimestrais.
As necessidades de abastecimento podem mudar de tempos em tempos, causando variações nas despesas administrativas. Os cálculos de suprimentos podem incluir itens como papel, toner ou suprimentos para correspondência, mas também podem incluir compras maiores, como novos computadores, móveis de escritório ou gasolina para veículos da empresa. Uma boa manutenção de registros é crítica para acompanhar o custo e a regularidade dos pedidos de suprimentos. Manter um arquivo de planilha simples que lista o tipo de compra, data de compra e custo ajudará a tornar os gastos com suprimentos fáceis de compilar.
Muitas empresas terão alguns fundos administrativos discricionários para determinados fins. Isso pode incluir fundos para treinamento ou seminários, festas de fim de ano, bônus ou serviços de funcionários, como máquinas de venda automática. Definir um orçamento cuidadoso para gastos discricionários pode ajudar a manter os gastos em linha, ao mesmo tempo que oferece as melhores oportunidades para a força de trabalho.
Às vezes, as empresas também podem incluir proteção contra pagamentos indevidos em suas despesas administrativas. Infelizmente, quase todas as empresas acabam recebendo um cheque falso ou transação fraudulenta de vez em quando. Nos casos em que a ação penal é impraticável ou impossível, os fundos de pagamento incorretos podem ajudar a evitar que as margens de lucro caiam.
Quando as despesas administrativas são calculadas com precisão e comparadas ao lucro, fica fácil ver onde cortes ou expansões podem ser feitos. Saber se é viável contratar outro trabalhador, procurar suprimentos mais baratos ou atualizar os sistemas de computador pode ser entendido rapidamente, examinando-se o orçamento e as despesas de administração. Os especialistas recomendam que um bom controle de despesas administrativas seja uma tarefa diária monitorada e examinada regularmente para possíveis melhorias.