De modo geral, os custos operacionais se enquadram em categorias fixas e variáveis, determinadas pela forma que assumem de período a período. Os custos fixos permanecem os mesmos, não importa o que aconteça em uma empresa, enquanto os custos variáveis flutuam em resposta ao uso e outras atividades. A contabilidade de ambos é necessária para manter registros precisos e desenvolver orçamentos apropriados. Algumas ferramentas para estimar os custos variáveis estão disponíveis para ajudar a controlá-los, pois podem se tornar um problema quando uma empresa deixa de contabilizá-los.
Os custos operacionais fixos de uma empresa permanecem estagnados, não importa quanto tempo esteja aberta e quanto produza. Esses custos incluem itens como aluguel ou pagamento de hipoteca, seguro, taxas para contratar um advogado e assim por diante. São despesas regulares e recorrentes que não variam, exceto por acordo. Por exemplo, uma seguradora pode aumentar o preço de uma apólice quando ela for renovada. De mês para mês, no entanto, os prêmios permaneceriam os mesmos.
Em contraste, os custos operacionais variáveis flutuam. Utilitários como água e eletricidade são medidos para fornecer encargos com base no uso. Quando as empresas usam mais, pagam mais, às vezes substancialmente mais se ultrapassarem as estimativas de uso da linha de base. Os suprimentos e a folha de pagamento dos funcionários também podem ser variáveis. Se um restaurante abre para o jantar sete noites por semana, por exemplo, vai precisar de mais comida do que se estivesse fechado três dessas noites. Da mesma forma, mais funcionários seriam necessários para períodos de pico de negócios e horários estendidos, e as horas poderiam ser cortadas em outros momentos para reduzir as despesas com folha de pagamento.
Dentro dos custos operacionais fixos e variáveis, as empresas podem tratar os custos sob uma variedade de categorias de impostos. Algumas são despesas diretamente relacionadas à melhoria do negócio, como aluguel de equipamentos e estruturas, que podem ser dedutíveis do imposto de renda. Da mesma forma, os honorários profissionais de advogados e contadores se enquadrariam em sua própria categoria tributária para permitir que a empresa os deduzisse. Se um custo puder ser diretamente vinculado às despesas de fazer negócios, pode ser elegível para tratamento fiscal especial.
Os custos fixos incluem prêmios, aluguéis, arrendamentos e taxas, enquanto os custos operacionais variáveis podem envolver atividades como despesas de capital, folha de pagamento e suprimentos. As empresas que precisam fazer um orçamento para suas despesas variáveis podem usar ferramentas como estimativas de agências de serviços públicos e gráficos de ano para ano. Esses gráficos podem fornecer informações aproximadas sobre quanto uma empresa pode gastar para gastar, dadas as experiências anteriores. Por exemplo, a folha de pagamento dos funcionários durante a temporada de férias pode ser previsível com base nas despesas da última temporada, com um ajuste para aumentos.
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