Também conhecida como carta de pedido de reembolso, uma carta de reembolso é um documento que cita uma situação financeira específica que existe entre duas partes e identifica a necessidade de uma dessas partes receber um reembolso total ou parcial de uma contribuição financeira feita como parte de uma transação financeira. O conteúdo real da carta pode ser um tanto informal ou muito detalhado e formal, dependendo das circunstâncias da transação. Há uma lista principal de itens a serem abordados no texto da carta, incluindo informações de identificação relacionadas à transação em questão, o valor do reembolso solicitado e o tipo de condições de pagamento consideradas aceitáveis.
Com a maioria dos formatos de carta de reembolso, a primeira tarefa é identificar o motivo do reembolso. Por exemplo, se um sócio de um clube de saúde ofereceu o pagamento por um ano de associação e deve se mudar para trabalhar no final do primeiro trimestre desse ano, ele ou ela pode notificar o clube sobre esta mudança de status. Assumindo que os termos e condições da associação permitem o reembolso parcial das taxas de associação devido à relocação de um membro, fornecer esses dados ajuda a observar que esta situação particular está coberta e algum tipo de reembolso é devido.
Além de declarar os motivos da solicitação, uma carta de reembolso também deve identificar o valor antecipado do reembolso. Isso permite ao destinatário a oportunidade de verificar os números e determinar se o valor está correto. Supondo que ambas as partes estejam interpretando as disposições do acordo entre elas com precisão, essa cortesia simplesmente ajuda a transmitir o entendimento de que todos os envolvidos têm o mesmo nível de expectativas.
Um terceiro componente importante em qualquer carta de reembolso é a identificação de métodos aceitáveis de fornecer esse reembolso à parte solicitante. O remetente pode solicitar o pagamento na forma de cheque, crédito emitido em conta de cartão de crédito ou transferência eletrônica de fundos para sua conta bancária. Isso geralmente ajuda a agilizar o pagamento, uma vez que não há necessidade de emitir comunicações adicionais para determinar como o pagamento deve ser processado.
Assim que a carta de reembolso for enviada e recebida, muitas empresas responderão com uma confirmação da solicitação e um esboço de quando o reembolso será emitido. Normalmente, o valor do reembolso será anotado na resposta, permitindo saber exatamente quanto será reembolsado por meio de cheque, crédito ou transferência de fundos. Assumindo que o valor solicitado e o valor aprovado são iguais, a transação é considerada concluída uma vez que o pagamento tenha sido oferecido.