O atendimento pós-conferência envolve recebimento de pedidos, correspondências, literatura e o atendimento de produtos manipulados após o término da conferência. Por definição, o cumprimento inclui várias tarefas, como recebimento, armazenamento, montagem e envio de produtos ou dados para outra parte. Outros serviços incluem gerenciamento de estoque, armazenamento e gerenciamento de dados.
O cumprimento pós-conferência é geralmente personalizado para atender às necessidades específicas do cliente, mas frequentemente inclui vendas e serviços de itens como documentação de suporte, materiais para feiras, folhetos de publicidade e promoções para o consumidor. Os serviços relacionados também podem incluir impressão digital, correspondência e, às vezes, desenvolvimento na web. Freqüentemente, as empresas contratam para fazer fitas de áudio ou vídeo de uma conferência e depois trabalham com uma empresa de atendimento para distribuir esses produtos.
Da mesma forma, os provedores de atendimento pós-conferência podem produzir fichários, CD-ROMs ou DVDs e fornecer uma equipe de vendas para os palestrantes da conferência. O preenchimento da literatura inclui coleta, embalagem e envio de literatura relacionada à conferência ou a marketing. Os serviços pós-conferência também incluem comunicação por e-mail com os participantes. Outros serviços podem incluir gerenciamento de banco de dados de detalhes da conferência. Outra tarefa relacionada é a correspondência de acompanhamento necessária para fornecer unidades de educação continuada aos participantes da conferência.
No caso de uma empresa ou organização oferecer correspondências de informações ou panfletos em uma conferência, a realização pós-conferência pode tratar dos detalhes da empresa ou organização. Como um ramo do setor de marketing direto, um serviço de atendimento pode manter o estoque e solicitar novos produtos após uma conferência. Se os materiais ou a literatura estiverem online, o serviço também poderá gerenciar as vendas pela Internet. Um serviço de atendimento também pode fornecer atendimento ao cliente e serviços de retorno de chamada, caso sua associação ou empresa precise deles.
As vantagens para a maioria das empresas que usam serviços de atendimento pós-conferência incluem processamento e remessa em um dia. Como a maioria das empresas não é especializada em remessas e pedidos, um serviço de atendimento pode liberar tempo e recursos. Um serviço de atendimento pode lidar com todas as etapas do ciclo de atendimento, incluindo a aceitação de pedidos e o gerenciamento de logística, remessa e faturamento diretamente para um cliente ou para um ponto de distribuição selecionado. Por meio do gerenciamento de dados, um serviço de atendimento pode fornecer informações geográficas e demográficas sobre os membros ou clientes de uma empresa.
Como vantagem, as empresas que patrocinam uma conferência frequentemente podem incluir seus materiais promocionais em correspondências pré e pós-conferência. Muitas empresas de atendimento pós-conferência também contratam para enviar correspondências pré-conferência para promover a participação.
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