A reconciliação de caixa é um processo utilizado para comparar os saldos encontrados entre os livros contábeis e a quantidade de caixa disponível. Essa abordagem é necessária para empresas que mantêm um fundo de caixa pequeno, bem como para reconciliar a quantidade de dinheiro em contas bancárias com os saldos mostrados nos registros contábeis. A idéia básica por trás da reconciliação de caixa é contabilizar todos os recursos de caixa e garantir que não haja dúvidas sobre o dinheiro recebido ou gasto durante o período considerado.
Uma reconciliação de dinheiro pode ser realizada a qualquer momento. Não é incomum que empresas que mantêm um fundo de caixa pequeno para compras rápidas de itens com um determinado preço realizem a reconciliação de caixa pequeno pelo menos uma vez por semana. Em alguns casos, o processo de reconciliação de caixa disponível com os registros contábeis pode ocorrer diariamente. A decisão de quantas vezes se envolver nesse tipo de reconciliação depende da quantidade de transações executadas a cada dia ou semana e do tipo de contas em dinheiro envolvidas.
Embora o processo de realização de uma reconciliação de caixa varie de uma configuração para a seguinte, existem alguns princípios básicos que provavelmente se aplicarão a qualquer situação. A primeira etapa normalmente envolve a contagem do dinheiro real disponível para determinar a quantia imediatamente verificável. Ao realizar a reconciliação para o saldo de fundos encontrado em uma caixa registradora, isso geralmente significa totalizar a quantidade de papel-moeda em mãos primeiro e depois contar as moedas que também estão no registro. Isso serve como base para a correspondência desses totais com os valores encontrados no razão contábil.
Normalmente, a reconciliação de caixa passa para o razão e o lançamento necessário para contabilizar os recebimentos e desembolsos feitos recentemente a partir das reservas de caixa. Aqui, o objetivo é contabilizar cada uma dessas transações, lançando débitos e créditos, a fim de identificar a quantidade de caixa exibida na data atual. Idealmente, a figura no livro contábil concordará com o inventário físico do caixa disponível, possibilitando considerar os livros equilibrados e os totais precisos. No caso de haver algum tipo de discrepância, devem ser tomadas medidas para identificar a presença de qualquer erro de adição ou subtração nos livros ou tentar explicar a possibilidade de um desembolso de dinheiro que não foi registrado nos livros.
Com todas as formas de reconciliação de dinheiro, é possível identificar discrepâncias de maneira relativamente rápida, o que também significa que os problemas podem ser resolvidos antes que diferenças menores levem a diferenças maiores. Por exemplo, a realização de uma reconciliação de caixa no final de cada dia útil ajudará bastante a evitar qualquer tipo de roubo que possa estar ocorrendo, além de explicar todas as situações nas quais há mais dinheiro disponível que os registros contábeis refletem . A identificação precoce das discrepâncias aumenta o potencial de identificar a origem rapidamente, fazer os ajustes necessários e avançar com um saldo de caixa preciso.