Um banco de dados de fluxo de trabalho é um local para criar, revisar e promover peças de trabalho em um sistema. Geralmente é usado para gerenciar um projeto com vários usuários em um espaço de trabalho virtual compartilhado ou ferramenta centralizada. Quando um dado ou documentação é criada e passa por um sistema de desenvolvimento e aprovação antes da entrega ao cliente, um banco de dados de fluxo de trabalho pode ser particularmente útil no gerenciamento da atribuição de tarefas e no monitoramento dos prazos de cada fase.
Em termos gerais, um banco de dados pode ser um local de armazenamento de informações. Se os dados são muitas pequenas informações reunidas em um sistema maior ou se é um grande desenvolvimento que requer várias entradas, um banco de dados de fluxo de trabalho fornece um meio de interagir com os dados. Às vezes, um banco de dados é uma ferramenta apenas para recuperação de informações, mas quando usado para fluxo de trabalho, pode se tornar o principal espaço para uma empresa ou projeto.
A execução de tarefas em um banco de dados de fluxo de trabalho geralmente começa com a avaliação das necessidades dos projetos, a identificação daqueles que precisam de acesso a funções específicas e a criação do banco de dados real. Normalmente, quaisquer sistemas tradicionais de fluxo de trabalho existentes em uma empresa podem ser transferidos para uma plataforma de computador. Se um desenho de hardware ou um software, por exemplo, foi criado em um computador pessoal individual e, em seguida, colocado em um local compartilhado na rede da empresa, em um banco de dados de fluxo de trabalho, esse mesmo desenho poderia ser criado e colocado em uma área de trabalho semelhante a uma unidade de compartilhamento. Aqueles com permissão para efetuar login na área podem visualizar ou manipular o desenho.
Quando um dado é movido por um sistema para acréscimos e aprimoramentos, e geralmente para integração em um produto maior, um banco de dados de fluxo de trabalho pode ser usado para mover o componente. Uma bandeja ou pasta central pode conter nomes de usuários, cada um com uma tarefa a concluir na conclusão de um produto. Depois que os dados são iniciados, eles podem ser verificados novamente na área principal do fluxo de trabalho e atribuídos à próxima pessoa que trabalhará nele. Esse indivíduo ou departamento fará as atualizações necessárias e fará o check-in dos dados para atribuição ao próximo trabalhador que poderá aprová-los e colocá-los em outra área do banco de dados.
Como um sistema geral, um banco de dados de fluxo de trabalho pode ser usado para criar a primeira versão ou iteração de um item e pode levar o item até o processo de aprovação de assinatura, conforme necessário para a conclusão. Observar a estrutura organizacional principal do fluxo de trabalho pode mostrar uma análise semelhante à de um resumo em papel e da visão geral de um projeto. Os estágios de desenvolvimento, os prazos de entrega internos e para os clientes e as pessoas responsáveis nas etapas de conclusão geralmente compõem a interface da primeira página do banco de dados do fluxo de trabalho. Usuários individuais recebem notificações ou verificam atribuições em seus PCs para recuperar o trabalho e concluir tarefas em direção a uma meta de trabalho comum.
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