A principal função do coordenador de mudanças é coordenar o fluxo de documentos que envolvem as alterações em um projeto em andamento ou em um grande sistema. Para ter sucesso nessa função, ele ou ela deve ser detalhista, gostar de trabalhar em projetos complexos e ter excelentes habilidades em multitarefa. O gerenciamento de mudanças é o processo de controle e gerenciamento de mudanças, e essa posição é crítica nesse processo.
Não existe um programa de treinamento específico para se tornar um coordenador de mudanças. Em vez disso, a grande maioria dos empregadores exige que o coordenador de mudanças conclua a educação pós-secundária formal em um campo relacionado. Isso pode incluir sistemas de informações contábeis, comerciais, gerenciais ou de computador. Esses programas podem ser concluídos no nível da universidade ou faculdade comunitária e geralmente levam de três a quatro anos de estudo em tempo integral.
As três tarefas principais para um coordenador de mudanças são a implementação de um processo de gerenciamento de mudanças, projetando o processo de negócios para apoiá-lo e garantindo a conformidade. Os detalhes do processo variam, mas sempre haverá a pessoa que solicita a alteração, o gerente do projeto responsável por revisar a solicitação e a notificação da equipe sobre o status da solicitação. A maioria das empresas cria um formulário de várias partes ou um fluxo de trabalho eletrônico para gerenciar esse processo.
Existem dois aspectos no gerenciamento de mudanças que devem estar em vigor para que ele funcione corretamente: documentação da solicitação e aprovação apropriada. A documentação da solicitação deve incluir o item real a ser alterado, os negócios racionais para a solicitação e os benefícios e riscos esperados inerentes à solicitação. Toda mudança deve ter um benefício claro, melhorando um processo ou corrigindo um problema.
O processo de aprovação é essencial no gerenciamento de mudanças e é responsabilidade do coordenador de mudanças garantir que todas as solicitações sejam aprovadas pela pessoa apropriada. Ao exigir a aprovação da equipe sênior, todas as solicitações devem ser explicadas a um membro da equipe de gerenciamento, que pode ter uma perspectiva diferente e ver riscos ou benefícios adicionais. Além disso, esse processo reduz o risco de a equipe solicitar uma alteração que reduz os controles internos.
Garantir a conformidade é uma parte importante do papel do coordenador de mudanças. Ele é responsável por emitir números de rastreamento para alterações e revisar os planos do projeto para garantir que todos os pedidos de mudança tenham um número atribuído a eles. Além disso, é importante validar que o aprovador é responsável pela área que será impactada pela solicitação de mudança. Por exemplo, o gerente de chão não deve poder aprovar uma solicitação de mudança em relação ao sistema financeiro central, pois não é responsável por essa área.
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