Um período de cobrança do devedor é a quantidade de tempo necessária para que os clientes de uma empresa recebam a fatura de bens e serviços prestados, agendem o pagamento dessas faturas e, por fim, ofereçam esse pagamento ao fornecedor. Normalmente, o período de cobrança começa na data em que a fatura é emitida e termina na data em que o pagamento dessa fatura é lançado. As empresas irão monitorar o período de cobrança do devedor para cada cliente individual e também periodicamente tirar um instantâneo do período médio no que se refere a toda a base de clientes. Com isso, é possível identificar quando o período está passando por algum tipo de aumento e permitir que a empresa tome as medidas cabíveis para reduzir o período a uma média mais vantajosa.
A fórmula básica para calcular qualquer tipo de período de cobrança de devedores para uma base de clientes como um todo começa pela identificação do número médio de devedores relevantes para o período de tempo em consideração. Isso é feito identificando o número de devedores ativos no primeiro dia do período e também os devedores ativos no último dia do período. Esses dois valores são somados e depois divididos por dois para fornecer a média necessária.
Uma vez estabelecido o número médio de devedores do período, é identificada a duração do período em consideração. Dependendo do motivo do cálculo, a duração pode ser um ano civil completo, um trimestre ou até uma semana. A multiplicação do número médio de devedores pela duração, expressa em número de dias envolvidos no período, dará o resultado final. Em alguns casos, pode ser apropriado calcular o período de cobrança do devedor usando 12 meses em vez de 365 dias, dependendo de como os dados resultantes serão usados na análise do envelhecimento das faturas nas contas a receber. Esse valor é então dividido pelo número total de vendas geradas durante o período em consideração para identificar o período médio de cobrança do devedor para aquele período de tempo específico.
Idealmente, o objetivo é atingir um período de cobrança do devedor que seja mais curto em vez de mais longo. Por exemplo, se o cálculo indica que o período médio de cobrança do devedor é de 60 dias ou menos, isso é uma indicação de um giro saudável nas contas a receber que provavelmente está proporcionando um montante equitativo de fluxo de caixa. Por outro lado, se o período médio de coleta for mais próximo de 90 dias, os proprietários e gerentes da empresa vão querer olhar de perto as políticas e procedimentos atuais, bem como identificar clientes específicos que podem estar contribuindo significativamente para a duração mais longa, causando problemas potenciais com o fluxo de caixa.