Um sistema de informação contábil é o sistema de métodos e processos que as empresas usam para manter informações relacionadas a transações comerciais ou financeiras. Historicamente, esse sistema envolvia livros-razão, diários e outros relatórios financeiros. Os proprietários de empresas e contadores eram responsáveis por usar ativamente esses livros e diários para manter registros financeiros precisos durante a execução de suas operações comerciais. O avanço da tecnologia da informação permitiu que as empresas transformassem esse sistema de informações contábeis em um processo automatizado por meio de computadores, servidores e softwares contábeis.
O ciclo contábil é a força motriz dos sistemas de informação contábil da maioria das empresas. Este ciclo inclui a identificação e análise de transações, criação e lançamento de lançamentos no razão geral, preparação de um balancete, criação de lançamentos de ajuste, preparação de balancete ajustado, criação de demonstrativos financeiros, finalização de contas com lançamentos de fechamento e geração de balancete final e demonstrações financeiras do exercício. Essas etapas básicas ajudam as empresas a desenvolver seu sistema de informações contábeis, seja manual ou informatizado.
Os pacotes de software de contabilidade geralmente consistem em vários módulos diferentes com base no processo de contabilidade manual tradicional. Os módulos incluem contabilidade geral, ativos fixos, contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento e outros módulos especiais. Cada módulo individual cria um sistema onde as empresas podem mover informações através das etapas do ciclo contábil. A capacidade de transferir essas informações eletronicamente pode melhorar a precisão e a oportunidade da empresa para relatar informações financeiras.
Os sistemas de contabilidade computadorizados geralmente exigem que os funcionários da empresa se concentrem mais na revisão das informações coletadas de vários departamentos de negócios, em vez de inserir dados de negócios. Esse sistema permite que os contadores individuais processem mais informações em menos tempo do que os livros contábeis tradicionais. O software de contabilidade também pode ter proteções internas automáticas que verificam a precisão e a validade das informações financeiras usando um processo de revisão interno. Esse processo geralmente limita a quantidade de erros básicos de entrada de dados e outras informações sem sentido que entram no sistema de informações contábeis.
As empresas podem optar por usar um sistema híbrido de informações contábeis envolvendo processos contábeis manuais e informatizados. Certos tipos de informações comerciais ou financeiras, como faturas de fornecedores, planilhas de salários e acordos contratuais, podem precisar ser revisados por um contador. O uso de um sistema híbrido pode fornecer um processo de revisão melhor, pois os funcionários da contabilidade podem questionar as informações financeiras e buscar feedback antes de inserir as informações no sistema contábil. O processo de revisão manual também pode ser exigido pelos controles internos da empresa. Esses controles internos garantem que nenhuma informação seja inserida no software de contabilidade de uma empresa que seja imprecisa ou represente maiores obrigações financeiras do que o previsto anteriormente.
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