Quando um armazém, porto de entrada ou outro ponto de parada toma posse da mercadoria, eles geralmente utilizam uma entrada de mercadorias para confirmar o recebimento da mercadoria. No setor de transporte, caminhões ou frete aéreo, os embarques em massa de mercadorias ou mercadorias costumam fazer inúmeras paradas antes de chegarem ao destino final. Para manter um controle preciso das embalagens, contêineres ou caixas, pode ser necessário que cada parada ao longo do caminho assine uma entrada de mercadorias para que o proprietário da mercadoria saiba onde está o tempo todo e possa responder por qualquer falta ou danifica a mercadoria.
Na economia internacional moderna, as mercadorias são frequentemente enviadas a meio caminho ao redor do mundo quando chegam ao seu destino final. Um produtor na China pode enviar milhares de itens por dia para consumidores na América, ou vice-versa. Bens e suprimentos podem ser transportados por terra, mar ou ar, ou uma combinação dos três, até chegar ao consumidor final. Compreensivelmente, o produtor, assim como o comprador, precisa saber onde estão os bens o tempo todo, no caso de uma discrepância. Por esse motivo, uma entrada de mercadorias é frequentemente assinada toda vez que as mercadorias param no caminho.
A primeira parada para as mercadorias que estão sendo enviadas é frequentemente um estaleiro, terminal aéreo ou terminal de caminhões. Nesse ponto, uma entrada de mercadorias pode ser assinada para reconhecer que as mercadorias foram aceitas pelo transportador responsável pelo transporte das mercadorias até seu destino final. Como regra, uma entrada de mercadorias incluirá o tipo e a quantidade das mercadorias transportadas, a data e um valor declarado.
Se as mercadorias estiverem sendo transportadas para fora do país, elas frequentemente precisarão passar pela alfândega quando entrarem em outro país. Em muitos casos, os funcionários aduaneiros tomam posse temporariamente das mercadorias para garantir que cumpram as leis e regulamentos aduaneiros antes de continuar sua jornada. Os funcionários aduaneiros também podem assinar uma entrada de mercadorias para confirmar a posse das mercadorias.
Quando as mercadorias chegam ao seu destino final, é comum o destinatário também assinar uma entrada de mercadorias. Claramente, em circunstâncias ideais, o recibo original assinado quando as mercadorias deixaram o produtor corresponderá ao recibo assinado quando chegarem ao seu destino. Em caso de discrepância, os recebimentos criados e assinados durante o transporte devem ajudar o produtor a determinar o que aconteceu com as mercadorias ausentes ou danificadas.
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