O conceito de extensão automática é aplicado em dois cenários diferentes. Nos negócios, uma extensão automática é uma disposição ou cláusula dentro de um contrato que permite que o acordo seja renovado automaticamente por um período de tempo após atingir a data de expiração que aparece no corpo do contrato. Uma aplicação mais ampla da prorrogação automática diz respeito à apresentação de tributos, e à concessão de prazo adicional para sua efetivação, com autorização do ente governamental que normalmente recebe e processa as declarações fiscais.
Como parte de um contrato comercial, a extensão automática é frequentemente considerada uma conveniência tanto para a entidade que fornece bens ou serviços quanto para a entidade que os recebe. Para o provedor, a capacidade de simplesmente decretar esta cláusula, às vezes referida como uma cláusula de rollover, significa simplesmente que, a menos que o cliente opte por encerrar o relacionamento de acordo com os termos do acordo, os negócios continuarão como antes promulgada. Como a maioria das extensões desse tipo exigem que o cliente entre em contato proativamente com o fornecedor antes da data de vencimento e declare especificamente que não deseja renovar o contrato, o fornecedor notificará o cliente após a renovação automática do contrato. Normalmente, a extensão exigirá o fornecimento contínuo dos mesmos bens e serviços ao mesmo preço documentado no contrato original.
Para o cliente, a extensão automática costuma ser uma conveniência. Partindo do princípio de que o cliente está satisfeito com a relação comercial, incluindo os preços, não há necessidade de perder tempo com novas licitações do fornecedor atual ou de quaisquer outros fornecedores potenciais. Na verdade, o cliente não precisa fazer nada; a prorrogação automática entra em vigor no primeiro dia útil após o vencimento do contrato original, permitindo a continuidade dos negócios normalmente.
Quando aplicada aos impostos, uma extensão automática é uma ferramenta que pode ajudar os contribuintes a evitar altas penalidades por apresentarem declarações com atraso. Embora os processos exatos variem, muitas agências de receita nacional permitem que os arquivadores solicitem que eles possam atrasar o arquivamento devido a situações que estão além de seu controle. Um exemplo de motivo para solicitar este tipo de prorrogação seria se o contribuinte estivesse fisicamente incapacitado pelo período anterior à data de depósito habitual, ou se existissem documentos exigidos para o depósito que não foram fornecidos ao contribuinte em tempo hábil maneiras. É importante observar que alguns países ao redor do mundo aceitarão uma gama mais ampla de razões para conceder esse tipo de extensão, enquanto outros consideram apenas um número muito pequeno de razões aceitáveis.
Na maioria dos casos, quando um órgão tributário concede uma extensão automática, a data do pedido é atrasada por seis a oito meses. Isso não significa necessariamente que o contribuinte não incorrerá em algum tipo de multa de juros no período intermediário. No entanto, a taxa de juros aplicada será consideravelmente menor do que se nenhuma prorrogação fosse solicitada e a devolução fosse arquivada com atraso. A maioria das agências tributárias fornecerá aos contribuintes informações detalhadas sobre quando e se uma extensão automática é possível e quais procedimentos devem ser seguidos para solicitar a extensão.