Uma licitação do governo é uma oferta para fornecer um serviço ao governo em troca de uma certa quantia em dinheiro. O processo de licitação é semelhante ao que ocorre em um leilão, exceto que as diferentes entidades estão competindo para prestar um serviço pelo menor preço. As agências governamentais que buscam licitações estão tentando cumprir suas atribuições enquanto minimizam os custos. Uma empresa que apresenta uma oferta governamental está buscando obter lucro entrando em uma relação comercial com o governo.
Quando um órgão governamental é solicitado a fornecer um serviço, ele geralmente decide primeiro se pode executar as tarefas internamente ou se deve contratar um empreiteiro. Assim como nos negócios, o governo emprega empreiteiros se eles oferecerem algum conhecimento especial ou puderem realizar um trabalho por um preço baixo. Como regra geral, quanto maior o projeto, mais provável será o envolvimento dos empreiteiros. Isso pode ser visto em muitos projetos militares.
Se a contratação de trabalho for considerada necessária, uma agência governamental emitirá uma solicitação de proposta (RFP). Uma RFP simplesmente declara os requisitos da agência emissora que está pagando pelo serviço. Nesse ponto, os contratantes em potencial interessados responderão à RFP com uma licitação governamental. Os lances podem variar em mais do que apenas cotação de preço. Por exemplo, se um sistema ferroviário de alta velocidade estiver sendo procurado, as propostas podem envolver diferentes projetos de trens, cronogramas de construção ou procedimentos de manutenção.
A escala dos serviços fornecidos pelo governo nos países industrializados modernos pode ser vasta. Às vezes, um terceiro ajuda a combinar licitações do governo com empreiteiros. Em geral, os empreiteiros pagam outras empresas para filtrar a infinidade de RFPs para encontrar aquelas que podem ser aplicáveis a eles.
Após um determinado período de licitação, o órgão governamental responsável avalia cada licitação e seleciona aquela que melhor atende aos seus requisitos. Este pode ou não ser o lance com o preço mais baixo – lances com preços mais altos são frequentemente selecionados se outras vantagens da proposta compensarem a diferença de preço. Se um número suficiente de empresas não responder com uma oferta governamental ou se nenhuma proposta for adequada, uma nova RFP pode ser emitida.
Assim que o governo seleciona a licitação vencedora, ele firma um contrato legal com a empresa para fornecer o serviço necessário pelo preço acordado. Em um contrato de preço fixo, não há concessões para aumentos de pagamento se os custos de produção forem maiores do que o esperado. Por outro lado, um contrato de custo acrescido tem estipulações para permitir um pagamento variável após a conclusão do serviço. Este é um tipo comum de contrato para projetos de defesa em grande escala que são considerados como tendo custos de desenvolvimento imprevisíveis.