Uma solicitação de pedido é a primeira etapa na colocação de um pedido. A solicitação pode ser gerada verificando manualmente o estoque ou a partir de uma requisição de compra automatizada gerada a partir de um sistema de informações gerenciais. Em grandes operações de fabricação, o departamento de compras pode nem estar localizado no mesmo edifício ou localização geográfica da instalação, portanto, é necessária uma carta de solicitação de pedido para obter os pedidos dos componentes.
Para operações pequenas ou “um homem mostra”, um sistema de inventário visual é frequentemente usado em vez do sistema de inventário computadorizado mais caro. À medida que o estoque de um determinado produto fica baixo, o proprietário simplesmente liga para o fornecedor e faz uma solicitação de pedido de compra. Dependendo do tipo de empresa, o proprietário pode usar um sistema Kanban ou de duas posições, o que significa que a solicitação do pedido de compra é acionada quando a primeira posição fica vazia e a segunda posição é puxada.
Esse tipo de sistema de inventário depende de uma verificação visual do inventário para saber quando pedir um produto adicional. Uma vez que a solicitação do pedido de compra é confirmada pelo fornecedor, o proprietário geralmente fornece um cartão de crédito para pagar pelo produto. Como alternativa, o proprietário pode emitir um pedido de compra, que é um formulário em papel que indica o produto que está sendo adquirido e os termos e condições de pagamento.
As operações maiores normalmente empregam um sistema de informações de gerenciamento ou sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) para acompanhar suas demandas, estoques e pedidos de compra. Esses sistemas baseados em computador funcionam ao fazer com que um planejador mestre insira a previsão de marketing. O sistema comparará o cronograma de criação do produto planejado com os produtos acabados atuais, material em processo e estoque bruto.
Os sistemas de computador possuem uma tabela ou arquivo que inclui o prazo de entrega do fornecedor para cada componente usado no processo de fabricação. Durante a comparação do sistema do cronograma de criação do produto com o estoque, ele leva em consideração o prazo de entrega do fornecedor e gera uma solicitação de pedido de todos os componentes que precisam ser pedidos. A maioria das instalações de manufatura opera em um ambiente just-in-time (JIT), o que significa que o sistema planejará a chegada dos componentes imediatamente antes de serem necessários para a operação de manufatura. Esse processo reduz a quantidade de espaço necessário no armazém e reduz a quantidade de capital associada ao estoque.
A solicitação de pedido de compra resultante é então enviada aos fornecedores de componentes pelo departamento de compras. À medida que os fornecedores confirmam o preço dos componentes, as quantidades mínimas de pedidos e o prazo de entrega, a equipe de compras emitirá um pedido firme. O pedido de compra é um documento vinculativo que garante que o fornecedor será pago na entrega.
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