Uma variação de custo é a diferença entre os custos reais e orçados, que as empresas usam para determinar a eficiência de suas operações. As variações podem ser favoráveis ou desfavoráveis, já que a empresa usou menos ou mais dinheiro do que o esperado. Medir a variação de custo é comum nas práticas de contabilidade gerencial. Os contadores comparam os custos de produção esperados e reais para determinar onde existem ineficiências no sistema de manufatura. As ferramentas comuns para essas medições são orçamentos flexíveis e custo padrão.
Um orçamento flexível é a primeira etapa do processo de variação de custo. As empresas costumam revisar as despesas do ano anterior para determinar o valor médio gasto em certas operações de negócios. A empresa lista o capital anual necessário para cobrir as despesas do próximo ano. Os gerentes devem permanecer dentro desses limites em dólares ao executar suas respectivas operações. As revisões de orçamento podem ser um processo mensal ou anual, dependendo dos processos contábeis e financeiros da empresa.
A cada mês, as empresas podem revisar o orçamento flexível para comparar as despesas planejadas com as despesas reais. Os contadores anotam onde a empresa gastou mais ou menos dinheiro. Um relatório de variação de custo resume todas as diferenças do mês. Os contadores podem enviar o relatório aos executivos e permitir que eles revisem as diferenças. Para fortalecer ainda mais o processo de relatório, os contadores podem criar um relatório de todos os principais departamentos ou divisões da empresa.
O cálculo de custos padrão é uma ferramenta de variação de custo específica para o processo de manufatura de uma empresa. Os contadores revisam os custos orçados para as despesas gerais de fabricação e criam uma taxa de despesas gerais predeterminada. Essa taxa divide os custos indiretos de fabricação totais orçados pela produção esperada para o ano. Em seguida, os contadores calculam esse número usando a mesma fórmula para cada mês em que produzem os produtos. A taxa de custos indiretos de fabricação predeterminada real é então comparada à taxa padrão.
As diferenças na taxa de custos indiretos de fabricação exigem que os contadores limpem o razão de quaisquer diferenças. Os contadores podem registrar pequenas diferenças entre as duas taxas na conta de custo de mercadorias vendidas da empresa. Grandes diferenças precisam ir contra a conta de estoque da empresa. Após essa entrada, os contadores preparam um relatório de variação de custo para determinar se as diferenças foram favoráveis ou desfavoráveis.
As diferenças desfavoráveis em um relatório de variação de custo nem sempre são ruins. Uma empresa pode ter gasto mais dinheiro na produção de produtos, por exemplo, devido ao aumento na demanda do consumidor. Mais dinheiro pode ter sido necessário para comprar materiais e mão de obra para atender a essa demanda. A análise do relatório de variação de custo em comparação com outros relatórios de negócios ajuda as empresas a explicar as variações.