O rastreamento de ativos fixos ? um processo usado por empresas e organiza??es para acompanhar todos os ativos fixos ou de longo prazo. As empresas usam o rastreamento de ativos fixos como parte de seu processo cont?bil e para preven??o de roubos, fins de deprecia??o e controle de estoque. Tentar controlar melhor os ativos fixos significa identificar esses ativos, determinar o sistema a ser usado para rastre?-los e manter as informa??es sobre os ativos no sistema de rastreio sempre atualizadas. Garantir que todos os funcion?rios de uma empresa estejam familiarizados com o sistema tamb?m pode garantir que as informa??es sobre ativos fixos permane?am atualizadas.
Identificar tudo o que requer rastreamento de ativos fixos pode ser o primeiro desafio. Talvez a maneira mais f?cil de fazer isso seja come?ar a rastrear todos os ativos ? medida que entram na empresa, come?ando no primeiro dia de neg?cios, se n?o antes. ? recomend?vel adicionar informa??es de um novo ativo fixo a um sistema de rastreamento antes que o ativo saia das m?os do comprador. Isso garante que um ativo n?o desapare?a antes mesmo de sua presen?a ser reconhecida.
O rastreamento de ativos fixos tamb?m envolve a escolha de um sistema para o rastreamento, seja um simples programa de software de computador, um sistema de c?digo de barras ou um sistema de etiquetas de identifica??o por radiofrequ?ncia (RFID). Esses sistemas podem simplificar o rastreamento, configurando um cronograma de deprecia??o e produzindo relat?rios e informa??es necess?rias para os processos cont?beis. O melhor sistema de rastreamento para uma empresa em particular ser? aquele projetado para lidar com a quantidade de ativos fixos sendo rastreados, seja uma quantidade grande ou pequena.
Uma chave para o rastreamento bem-sucedido de ativos fixos ? manter as informa??es atualizadas. Por exemplo, se um caminh?o ? listado como um ativo da empresa, mas ? totalizado em um acidente de autom?vel, ele n?o ? mais um ativo. Ele deve ser removido do sistema de rastreamento. N?o fazer isso pode levar o ve?culo a continuar sendo contabilizado como um ativo tribut?vel. Se a empresa for grande o suficiente e a comunica??o falhar, a falta de informa??es de rastreamento atualizadas poder? levar a outros problemas se, por exemplo, um funcion?rio achar que poder? usar o ve?culo da empresa em uma viagem relacionada ao trabalho, inconsciente de que n?o est? mais dispon?vel.
Uma maneira f?cil de garantir que o rastreamento de ativos fixos seja o melhor poss?vel ? envolver os funcion?rios da empresa. Se um funcion?rio usar um ativo da empresa, verifique se ele n?o pode peg?-lo sem verificar oficialmente em seu nome. Estabele?a conseq??ncias pela falha em fazer o check-in oficialmente do ativo quando terminar e enfatize a import?ncia de apontar quaisquer problemas com o ativo assim que eles forem notados. Caso contr?rio, o sistema de rastreamento pode refletir de maneira imprecisa quem teve o carro pela ?ltima vez e onde estava, e isso derrota um objetivo significativo dos esfor?os de rastreamento de ativos fixos.
Inteligente de ativos.