As impressoras de razão podem ser coloridas ou em preto e branco. Algumas funcionam como impressoras a laser, enquanto outras oferecem tecnologia de jato de tinta. As impressoras Ledger também podem vir com recursos de fax e digitalização, além de várias configurações de impressão.
Indivíduos que trabalham nos campos de contabilidade e escrituração geralmente dependem de impressoras com a capacidade de imprimir demonstrações contábeis e financeiras em papel de tamanho especial. Sem essas impressoras, os diários de contabilidade geralmente devem ser enviados para uma impressora externa especial ou podem precisar ser preenchidos manualmente. As impressoras Ledger, no entanto, oferecem a conveniência de imprimir informações contábeis importantes que são armazenadas em um computador da mesma forma que outros documentos comerciais são impressos em máquinas de impressão de escritório padrão.
Como é freqüentemente encontrado com outras impressoras de escritório, as impressoras de razão podem produzir documentos em cores ou com qualidade de tinta preta e branca. Embora a impressão em preto e branco ofereça uma opção padrão usada por muitos encarregados de manter um registro preciso de todas as contas comerciais, muitos preferem codificar por cores certas transações monetárias e informações de saldo da conta. Por exemplo, os débitos podem ser impressos em uma determinada tinta de cor, enquanto os créditos podem ser impressos em outra em um esforço para criar livros contábeis de estilo instantâneo.
Impressoras de razão a laser são aquelas que imprimem informações de razão com o uso de tecnologia a laser. Essas impressoras a laser usam luz que é transmitida por meio de um cilindro e toner para projetar uma imagem no papel. Essa tecnologia é muito semelhante à que é usada para criar fotocópias e pode ser adquirida em tipos que produzem imagens em cores e em preto e branco.
Outras impressoras de razão usam tecnologia de jato de tinta para transferir imagens para o papel. Especificamente, as impressoras a jato de tinta usam pequenos pontos de tinta que não são visíveis a olho nu, mas são combinados para criar uma imagem de tinta impressa. As impressoras a jato de tinta podem ser adquiridas em estilos que produzem imagens em cores ou em preto e branco, de acordo com a preferência do comprador.
Algumas impressoras de razão também podem oferecer outros recursos úteis de negócios. Isso inclui a capacidade de digitalizar, fotocopiar ou enviar documentos por fax. As impressoras são oferecidas em diferentes tamanhos e estilos, incluindo impressoras de razão duplex que podem imprimir informações em ambos os lados de uma única folha de papel. A quantidade de uso de impressão que cada impressora pode acomodar também varia, com algumas oferecendo uso industrial ou comercial muito alto, enquanto outras são destinadas a trabalhos de impressão menores.